Para soportar su operación diaria las empresas deben planear el mantenimiento de infraestructura y equipos.
Conforme las empresas crecen, ven necesario ampliar su infraestructura a tal escala que mantenerla en óptimas condiciones puede ser desafiante. En muchos casos, se corre el riesgo de afectar o incluso detener la operación si algún equipo entra en mal funcionamiento o se detiene por falta de mantenimiento. Precisamente por esta razón, se hace tan importante un control efectivo en el mantenimiento de estos equipos.
El mantenimiento de infraestructura y equipos en una empresa consiste en realizar tareas de control para asegurar su correcto funcionamiento.
Todas estas tareas pueden resultar ser muy complejas, en especial si no han sido previstas anteriormente. En algunos casos, las medidas pertinentes son tomadas cuando el funcionamiento se ve afectado, esto obliga a realizarlas con apuros para evitar afectar la producción.
Tipos de mantenimiento
Preventivo
El más eficiente según los expertos y, por lo mismo, el más recomendado. Consiste en la programación de inspecciones, tanto de funcionamiento como de seguridad, ajustes, reparaciones, análisis, limpieza, lubricación y calibración. Esta tarea debe llevarse a cabo de forma periódica siguiendo un plan establecido.
También se le conoce como Mantenimiento Preventivo Planificado (MPP). Su propósito es prever las fallas manteniendo los sistemas de infraestructura, equipos e instalaciones operando a óptimos niveles de eficiencia. Se caracteriza por la inspección de los equipos y la detección temprana de fallas para, así mismo, corregirlas oportunamente. También permite determinar las causas de las taras repetitivas y tiempos de operación seguro los equipos. Así también, se identifican los puntos débiles de instalaciones y máquinas.
Las principales ventajas que ofrece son:
- Evita las averías más graves y costosas.
- Prolonga la vida útil de la infraestructura y equipos.
- Mejora las condiciones de seguridad de los trabajadores.
- Aumenta los niveles de producción.
Para los elementos que, una vez averiados se desechan para comprar uno nuevo, no debe hacerse mantenimiento preventivo. Puede ser el caso de bobinas, cables, correas y ciertos dispositivos electrónicos como las boards.
Correctivo
Infortunadamente el más empleado. Normalmente por falta o mala ejecución del mantenimiento preventivo o porque no es posible asegurar su completa eficacia. Consiste en la corrección de fallas en el momento en que se presentan, contrario al mantenimiento preventivo. Con este tipo de mantenimiento no es posible obtener un diagnóstico fiable de las causas de las fallas, por cuanto no es posible determinar si falló por mala manipulación o desgaste natural.
Implementándolo se pueden evidenciar y ajustar fallas del software del equipo, como las referentes al código, seguridad, rendimiento o estabilidad. Es ideal para empresas pequeñas que pueden corregir las fallas conforme van surgiendo.
Esto también implica mayores costos, pues no identificar una falla, podría producir averías, reduciendo la vida útil de los equipos. Estas mismas dificultades, en cambio, pueden evitarse con un mantenimiento preventivo; además se deben tener en cuenta los efectos indeseados que se pueden presentar como consecuencia de la parálisis no planificada de las operaciones, lo que puede representar pérdidas importantes tanto de dinero como de clientes si por su causa se presentan incumplimientos.
Adicionalmente, tanto el mantenimiento preventivo como en el correctivo, tienen costos asociados. Dentro de ellos están el sueldo del personal encargado, insumos y piezas o elementos que haya que reemplazar. En el caso del mantenimiento correctivo, además, se debe contar con un costo adicional: detener el proceso de producción de manera no planificada durante el tiempo que la infraestructura o equipo esté fuera de servicio.
Predictivo
Se basa fundamentalmente en la detección de una falla antes de que suceda. Su gran ventaja es que da suficiente tiempo para corregirla sin perjudicar el servicio ni detener el proceso de producción. Se puede llevar a cabo mediante instrumentos de diagnóstico y monitoreo tanto de forma periódica o continua, según el tipo de equipo o sistema productivo y ofrece las siguientes ventajas:
- Reduce los tiempos de parálisis.
- Permite hacer el seguimiento de un defecto a través del tiempo.
- Optimiza la gestión del personal de mantenimiento.
- Posibilita realizar un historial del comportamiento mecánico.
- Se pueden conocer con exactitud el tiempo límite previo al surgimiento de una falla imprevista.
- Nos deja tomar decisiones respecto a la detención de un sistema en momentos críticos.
- Proporciona la posibilidad de análisis de las averías.
- Facilita realizar un análisis estadístico del sistema.
Sin embargo, también presenta desventajas como el elevado costo de la inversión inicial para los equipos y los analizadores que, por lo general, son sensores especializados conectados a un sistema (software) de control. Adicionalmente, se debe destinar personal para la lectura periódica de datos y un equipo técnico que los interprete y concluya.
Este es, además, un trabajo que requiere de un gran conocimiento técnico de la aplicación utilizada.
Adaptativo
La función principal de este tipo de mantenimiento, es la de adaptar la rutina de trabajo y los equipos a un sistema operativo nuevo teniendo en cuenta que muchas veces se requiere cambiar el que se viene usando por otro más actual.
Perfectivo
Empleado principalmente por los usuarios que necesitan incorporar nuevas funcionalidades de software, su objetivo más importante es mejorar una aplicación y conseguir que el sistema realice las nuevas tareas sin contratiempos.
Por estas razones, es fundamental que las empresas revisen a fondo su infraestructura y equipos para identificar cuáles de ellos merece una planeación de mantenimiento y así crear una rutina o plan de mantenimiento que estipule claramente las tareas fundamentales que se deben realizar, la periodicidad con que deben realizarse, el personal (interno o externo) requerido, los elementos e insumos y las piezas que deben reemplazarse. Es fundamental que esta información esté claramente definida y de tal forma que le permita al operario acceder rápidamente. Además, es importante que se puedan generar fácilmente informes tanto de los errores o fallas presentados como de los gastos de mano de obra, insumos y partes.
Softwares
Es necesario implementar un software de mantenimiento de equipos cuando las parálisis en la producción ocasionan pérdidas y costos elevados. Los objetivos que debe cumplir este software son:
- Aumentar la disponibilidad del equipo.
- Optimizar los costos de mantenimiento de equipos y máquinas, así como los recursos humanos.
- Ampliar la vida útil de los equipos.
- Evitar y minimizar las fallas.
- Amortiguar el impacto de las fallas que no se puedan evitar.
- Disminuir detenciones innecesarias.
- Prevenir accidentes.
- Garantizar la seguridad del personal.
- Establecer un equilibrio entre el costo del mantenimiento y el del lucro cesante.
Además, se usa para gestionar:
- Historiales de mantenimiento.
- Stocks (control de las piezas de repuesto y listas de materiales).
- Costos de mantenimiento.
- Mano de obra.
- Proveedores.
- Áreas de responsabilidad.
- El ciclo de vida útil de los activos de la empresa.
- Mantenimiento (seguimiento de la garantía de los productos).
Ofreciendo ventajas como:
- Planificar y supervisar de forma sencilla.
- Dar acceso inmediato a la información requerida.
- Reducir los costos operativos.
- Disminuir el tiempo de inactividad.
- Facilitar las tareas de mantenimiento (predictivo, preventivo y correctivo).
- Optimizar el tiempo de ejecución de las diferentes tareas.
- Administrar la agenda de los técnicos.
- Llevar registro y control de las actividades de mantenimiento basándose en las condiciones definidas por los puntos de inspección de equipamientos.
- Programar las actividades de mantenimiento basándose en la disponibilidad de equipos, materiales y recursos financieros.
- Registrar y monitorear el uso de recursos financieros, humanos y materiales basándose en las órdenes de servicio.
- Calcular automáticamente los costos según el técnico, el equipamiento, la actividad, la orden de servicio, el periodo y el equipo.
- Ofrecer un análisis de fallas en formato de jerarquía incluyendo presentación de las fallas, sus causas y las acciones preventivas o correctivas.
- Ejecutar actividades de mantenimiento a través de smartphones y otros dispositivos móviles.
Algunos softwares utilizan sensores que monitorean señales de la máquina, esto permite predecir fallas y generar alertas de mantenimiento. Estos datos se cargan a un servidor en la nube, permitiendo verlos en tiempo real y enviarlos por e-mail.
Los datos son expuestos en gráficas, se clasifican para identificar problemas y recopilar toda la información que sea posible. También genera alertas para que ciertas fallas sean reparadas de inmediato, así como informes de las posibles causas (lo que sirve para ganar tiempo) y un registro de las nuevas fallas (lo cual sirve para identificar patrones y tendencias).
El software de asistencia.
También conocido como SAT (sigla para Servicio de Asistencia Técnica). Es bastante útil para gestionar las órdenes de trabajo, es decir, los documentos que necesita un técnico u operario para realizar una acción de reparación y que hace las veces de una hoja de instrucciones. El SAT sirve para, esencialmente, coordinar el proceso de asignación, agendamiento y programación de estas acciones.
Por su parte, el EAM (sigla en inglés para Enterprise Assets Management), es el software diseñado para organizar y clasificar la información de los activos y sus condiciones y así identificar eficazmente los problemas futuros y dirigir las operaciones de mantenimiento de infraestructura y equipos.
Las tareas de un software de gestión de mantenimiento son:
- Planificar y gestionar los mantenimientos para ejecución.
- Gestionar el historial de mantenimiento, así como las herramientas y materiales utilizados.
- Determinar el tiempo transcurrido entre una falla y otra, así como el tiempo empleado en su reparación.
Estos sistemas, además, consolidan la información de los activos de diferentes áreas, disminuyendo los costos generales de operación y de tecnologías de información (TI).
Debe contar con las siguientes funcionalidades:
Integrarse con GIS (siglas en inglés para Geographical Information System): Las GIS ofrecen datos sobre la ubicación de los activos y al integrarse al EAM adicionan datos vitales, no sólo la ubicación, sino también el estatus, el historial y los requisitos de mantenimiento futuros.
Órdenes de trabajo
Programación de trabajos, asignación de personal, recepción de materiales y registro de costos.
Gestión de activos
Registro de datos del equipo y propiedad incluyendo: especificaciones, información de garantía, contratos de servicio, refacciones, fecha de compra y tiempo esperado de vida útil.
Control de inventario:
Administración de refacciones y otros materiales incluyendo la reservación de estos.
Alertas: avisos enviados a partir de cronogramas incluidos en el plan de mantenimiento con acceso directo a las tareas.
Previsiones de mano de obra y material
Permite optimizar la asignación de recursos humanos a las tareas y controlar el inventario de repuestos y consumibles para comprarlos en el momento en que se necesiten.
Análisis de costos
Informes sobre costos de materiales, mano de obra utilizada y comparaciones.
Análisis estadístico
Generación de informes personalizados que se puedan emplear para prever posibles fallas o problemas con suficiente anticipación como para evitarlos.
Integración
Permite que el software se integre con otras fuentes de información (sitios web, portales de recursos humanos) y que además tenga usabilidad móvil.
Registro de mantenimientos.
Es importante dejar un registro de los mantenimientos que se realicen para efectos de auditoría, también para llevar un control y saber cuándo será el próximo. En ese registro deben estar los equipos que requieren mantenimiento, las fechas en las que se hizo y una descripción del procedimiento.
También se debe llevar una ficha técnica de cada bien sujeto a mantenimiento incluyendo documentación detallada.
En el informe de cada mantenimiento preventivo se incluirá: el bien afectado, descripción del mantenimiento, el responsable, la frecuencia, las tareas a realizar para efectuar el mantenimiento, la mano de obra y los materiales requeridos.
En el caso de los mantenimientos correctivos también se registran las reparaciones realizadas sobre los bienes y se debe completar un formulario que describa la tarea realizada, insumos de materiales y la mano de obra involucrada.
Alertas de Mantenimiento Preventivo
Una alerta de mantenimiento preventivo es una lista de registros de mantenimiento preventivo vencidos que es posible visualizar a través de un software de mantenimiento. Esta alerta avisa cuando una orden de trabajo de mantenimiento preventivo está próxima a vencerse para un activo o una ubicación.
Muchos software ofrecen además la opción de usar una alarma para programar un mantenimiento correctivo programado para una máquina que debe estar funcionando constantemente. En este caso, se fija una alarma de parada programada para la máquina para así ejecutar tareas de mantenimiento.
Generalmente los sistemas ofrecen las tareas a realizar en cada mantenimiento en forma de check list para que el responsable indique las tareas que cumplió y no cumplió. También se debe llevar registro de los costos incurridos en la operación.
Una correcta planificación permite crear un inventario de bienes al que pueden asociarse datos técnicos e imágenes. Aquí se programan los mantenimientos preventivos, correctivos programados y las alarmas.
Al programar actividades predictivas y preventivas, con el tiempo se irán reduciendo los mantenimientos correctivos de emergencia, eliminando las paradas imprevistas y los costos innecesarios que surgen por estas interrupciones y, al proporcionar más información, mejorará la toma de decisiones siempre que se maneje un tablero de control de los bienes.
Garantía.
La garantía promete el reemplazo o la reparación de algún componente del equipo en caso de que este falle durante el periodo de garantía. Sin embargo, la misma garantía estipula que es necesario realizar mantenimientos periódicos al equipo y sus componentes para verificar su correcta operación.
Al no realizarse estos mantenimientos periódicos no se estarían respetando las condiciones de la garantía lo que implicaría una pérdida de esta. Por lo mismo es muy importante cerciorarse de que una garantía incluya los mantenimientos requeridos.
También se debe preguntar por la vigencia de dicha garantía, del mantenimiento, lo que incluye y su periodicidad.
Cambio o reemplazo de elementos.
Las tres etapas de la vida útil de un componente son:
- Tasa de fallos decreciente (etapa temprana).
- Ratio de fallos constante (etapa útil).
- Índice de fallos crecientes (etapa de desgaste).
El reemplazo preventivo ocurre durante la tercera etapa con el fin de reducir gastos de mantenimiento y las pérdidas de producción.
Por otra parte, también existe el modelo de reemplazo preventivo según la edad, el cual se usa mucho en la fabricación industrial.
Indicadores de gestión de mantenimiento de software
Disponibilidad total
Se obtiene al dividir el número de horas que un equipo está disponible para producir entre el número total de horas en un periodo específico.
Es importante en fábricas y plantas dado que en esos casos la paralización de equipos determina pérdidas y retraso en la producción.
Disponibilidad por averías
Excluye el cálculo de disponibilidad en el caso de paros programados ya que aplica sólo para imprevistos.
MTBF (Mid Time Between Failure, tiempo medio entre fallas, por su sigla en inglés)
Determina la frecuencia con la que se presentan averías en los equipos.
MTTR (Mid Time To Repair, tiempo medio de reparación)
Determina el grado de gravedad de una avería y establece un promedio del tiempo que llevará repararla.
Tiempo de respuesta del Departamento de Mantenimiento
Se determina midiendo el tiempo que transcurre entre el momento en que se recibe la solicitud de mantenimiento hasta el momento en que se empieza a dar solución al reclamo.
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