Dado el inmenso volumen de productos y materiales que manejan las empresas, es indispensable tener una correcta gestión de inventarios. También es importante saber optimizar los tiempos de producción y se cumpla con los tiempos de entrega. Por estas razones, es tan importante la gestión de inventario.
Sin embargo, antes de entrar a hablar formalmente de este concepto, es indispensable saber exactamente qué es un inventario.
El Inventario
Un inventario es la clasificación detallada de artículos que tiene un negocio, incluyendo los que se tiene a la venta. Con los inventarios, las empresas llevan control de la mercancía y las ventas que se realizan durante el periodo comercial. Al finalizar este periodo, se obtiene un balance final que puede ser comparado con el obtenido en periodos anteriores para, basándose en esos resultados, tomar las acciones comerciales pertinentes. También permite formular estrategias de venta como darle prioridad a la mercancía más antigua.
Realizar un inventario permite, además, conocer la demanda de un producto para así mismo realizar compras de materia prima o insumos al por mayor generando así una reducción de costos. Esto, a su vez, permite mantener un ritmo de producción constante, teniendo en cuenta que las empresas deben mantener un stock mínimo para asegurar el servicio en caso de alguna eventualidad como un aumento imprevisto de la demanda o cualquier dificultad relacionada con el abastecimiento y, de este modo, evitar parálisis y retrasos en el proceso de producción.
En contraparte, el no contar con un inventario puede causar paros en la producción por falta de materia prima o un descenso en las ventas por falta de producción. Una falta de productos y materiales justo en el momento en que se necesita puede causar descontento entre los clientes y la misma es consecuencia, tanto de no realizar un inventario, como de hacerlo de forma inadecuada.
Simplificar
En el caso de las empresas que manejan procesos de producción complejos, es importante hallar un punto intermedio entre los dos posibles extremos: tener un exceso de inventario o no contar con suficiente. En este orden de ideas, vale la pena señalar que tener demasiado inventario también implica inconvenientes como el elevado costo de almacenamiento y el aumento del riesgo de pérdida por robo o deterioro.
Normalmente el inventario está repartido en diferentes puntos dentro de la cadena de suministro, esto como consecuencia de las operaciones de cumplimiento de pedidos multicanal. Por lo mismo, se hace muy importante la visibilidad del inventario, la cual consiste en saber con qué inventario se cuenta y dónde se encuentra. Para cualquier empresa es de vital importancia tener muy claro cuál es el inventario que tiene para:
– Garantizar el cumplimiento de los pedidos.
– Reducir los tiempos de entrega.
– Evitar fenómenos como el desabastecimiento causado por un exceso de ventas el cual, a su vez, origina una devaluación del producto.
Paso a paso para hacer un inventario
Identificar los bienes a incluir
Es clave saber con exactitud cuáles son los bienes que se deben incluir en el inventario y cuáles no.
Determinar los lugares a inventariar
Una vez se tiene claro cuáles son los bienes, es preciso identificar los puntos en los que se encuentran. Es conveniente recorrer esos lugares con anterioridad para identificar los bienes y evitar omisiones o reiteraciones.
Conformar un equipo de trabajo
Designar un grupo de trabajadores para que colaboren en las labores de inventario optimiza tiempo y esfuerzos.
Recorrido, recuento y registro
Se debe fijar una fecha y una hora para llevar a cabo el inventario como tal. Es muy importante hacer un uso adecuado de las planillas para evitar omisiones y/o reiteraciones.
Tipos de inventario
Absoluto
Basado en el costo real de todos los materiales que posee una empresa para la elaboración de un producto o para efectos de mantenimiento, se basa en tres categorías: materias primas, productos en proceso y productos culminados. Este inventario es fijo y no contempla las posibles pérdidas.
Neto
A diferencia del absoluto, si contempla las pérdidas de los insumos y productos inventariados. Es el resultado de restar el inventario absoluto de las reservas de inventario destinadas para solventar las posibles pérdidas causadas por vencimiento, daños o robo que son registradas en el balance general.
Pero, además, existen otras clases de inventarios que, a su vez, se clasifican en función de ciertas características:
Según su localización
En tránsito
La mercancía que se encuentra en ruta; también la que ya está en las instalaciones de la empresa (pero aún está en control de recepción), está siendo distribuida internamente o está en paqueteo.
Ubicado en planta
La mercancía que se encuentra en las instalaciones de la empresa. Se puede encontrar en diferentes tipos de almacén como: el de materias primas, el intermedio, el de embalaje, el de herramientas o el de mantenimiento.
Según su función
Operativo
Comprende las unidades que se obtienen tras un reabastecimiento de las vendidas o que se utilizan en procesos de producción.
De Seguridad
Es el inventario que se usa como respaldo en caso de que se presenten fluctuaciones de los niveles de demanda. También sirve cuando los proveedores tengan retrasos en el proceso de reabastecimiento.
Según su forma
De productos terminados
Comprende los productos que ya están a la venta o serán puestos dentro de poco.
De materias primas
Constituye los elementos y materiales con los cuales se elaboran los productos.
De productos en proceso de fabricación
Comprende los productos que aún no se han terminado de elaborar.
De acuerdo al momento
Inicial
Realizado antes del comienzo de operaciones.
Final
Realizado al final de cada periodo contable.
Por periodicidad
Perpetuo
Se realiza a través de medios digitales usando un software de base de datos. La información se actualiza automáticamente con cada movimiento como, por ejemplo, el ingreso o la salida de cada producto.
Periódico
Se realiza contando la mercancía físicamente y de forma cíclica, es decir, por intervalos.
Según la logística
Reserva
Excedente de producción usado como respaldo cuando la demanda aumenta o en caso de allas en el proceso de producción.
Ciclo
Lo constituye tanto la mercancía como la materia prima que, se compra en excedentes para reducir el costo por unidad.
Previsión
Comprende el excedente de mercancía que se produce en los periodos en los que los niveles de demanda bajan, precisamente, para ser usado como respaldo en los periodos de demanda alta.
Desacoplamiento
Es el que se realiza entre dos procesos con tasas de productividad desiguales.
A pesar de no ser un valor agregado, los inventarios garantizan la disponibilidad de los bienes, productos y materia prima.
Por medio de los inventarios se consigue
– Hacer frente a las fluctuaciones, tanto de la demanda, como las del mercado en general.
– Adoptar una postura asertiva ante los cambios que suelen presentarse en la dinámica de oferta y demanda.
– Agilizar procesos de elaboración como la manufactura y el ensamble, lo cual hace más flexibles los procesos de programación.
– Optimizar procesos de compraventa de suministros y materia prima lo cual, a su vez, permite aprovechar los descuentos por volumen.
Por todas estas razones es, además de útil, sumamente importante llevar un inventario. Cabe señalar que los esfuerzos por minimizar sus costos, generan la necesidad de usar herramientas y tomar decisiones respecto a:
– Número de unidades para ser ordenadas o producidas.
– El momento en que deben ordenarse o producirse.
– Los productos o artículos que requieren de una mayor atención y para los cuales se debe determinar el rigor con el que se les hará control de calidad.
La Gestión de Inventario
La gestión de inventario constituye el punto donde convergen todos los elementos de la cadena de suministro. Esto lo convierte en uno de los ejes transversales de la misma. Consiste, básicamente, en el seguimiento de los artículos o productos desde el momento de su fabricación hasta su llegada a los almacenes y de ahí a los distintos establecimientos para su venta asegurándose así de que, en todo momento, los productos estarán donde sean requeridos.
Además de las materias primas y los productos semielaborados y terminados, también comprende los distintos tipos de embalaje, repuestos y accesorios que una empresa usa en su día a día y de los cuales debe haber un registro y control. También contempla el registro de productos, el aprovisionamiento de mercancía y su expedición.
Las tareas relacionadas con la gestión de un inventario están íntimamente vinculadas a factores como los métodos de control, registro y clasificación, los puntos de rotación y los modelos de reinventario.
Sus objetivos fundamentales son
– Reducir al mínimo posible los niveles de existencias.
– Garantizar la disponibilidad de los productos (terminados o en curso) así como materia prima e insumos cuando sean requeridos.
Estas razones hacen de la gestión de inventario un factor crítico dentro de la dinámica de las cadenas de suministro. Debe además cumplir con las siguientes características:
Seguimiento de inventario
Para conocer la ubicación exacta del inventario en la cadena de suministro.
Administración de pedidos
Determinar los precios, generar cotizaciones y hacer seguimiento tanto de los pedidos como de las devoluciones.
Gestión de transferencias
Surtir los productos hacia donde sea más conveniente.
Elaboración de informes y análisis
Identificar y analizar patrones que se repitan en los procesos, para realizar pronósticos de ventas y comportamiento de la demanda.
Compras
Crear y gestionar órdenes de compra.
Capacidad de envío
Agilizar y tecnificar los procesos de envío y distribución. También minimizar las fallas como los retrasos y las entregas incorrectas.
Del mismo modo, es preciso contar con un sistema de control mediante el cual se pueda:
– Mantener un registro actualizado de las existencias.
– Conocer el nivel de stock para saber cuándo se debe reponer un producto y en qué cantidades.
– Generar alertas ante irregularidades que, a futuro, puedan causar inconvenientes.
– Elaborar informes para el jefe de almacén.
– Prevenir el daño o vencimiento de productos, lo cual ocurre cuando llevan mucho tiempo en el almacén.
Etapas del proceso de gestión de inventario
Compra
Se compran los productos que más tarde serán entregados, bien sea en el almacén o en el punto de venta.
Almacenamiento
Los productos son almacenados hasta el momento de ser enviados al punto de venta.
Al llevar registro de los productos almacenados en stock, se mejoran las operaciones y además se evitan retrasos y parálisis. Para brindar una óptima atención a los clientes, cada empresa debe contar con suficiente mercancía y evitar que los productos se acumulen durante demasiado tiempo lo que supondría un sobrecosto.
Tipos de gestión de inventario
Administración periódica de inventarios
Utilizado principalmente para la elaboración de informes financieros. Consiste en un recuento físico del inventario que se realiza por ciclos. El inventario se toma al comienzo de un periodo y a lo largo del proceso se va actualizando con las nuevas compras que se le van agregando. Hace un cálculo del inventario final y de este modo determina el costo de los bienes vendidos.
Gestión de inventario de códigos de barras
Le asigna a cada producto vendido un código o número. Este número o código contiene datos como el proveedor, las características físicas del producto e incluso el número de existencias que están disponibles al momento de la venta.
Manejo de inventario RFID
Se le conoce también como identificación por radiofrecuencia. Transmite vía inalámbrica la información de un producto con un número de serie único que se usa para ubicar existencias. Ese sistema resulta particularmente útil para aumentar la visibilidad del inventario y facilita un registro automático, tanto para los procesos de recepción, como para las entregas.
Métodos e indicadores
Las empresas deben familiarizarse con métodos y métricas que les ayuden a organizar la mercancía para así no perder competitividad. Estos mecanismos están orientados a distribuir adecuadamente la mercancía y asignar el trabajo de operarios de acuerdo con determinados requerimientos. El objetivo es facilitar el flujo de productos y asegurar el abastecimiento a los clientes o las líneas de producción.
El MRP (sigla en inglés para Materials Requirement Planning, es decir, Planificación de Requerimiento de Materiales)
Es un sistema diseñado para organizar con antelación los procesos de producción, compra y entrega de los productos. Para tal fin, cuenta con el histórico de ventas y además se sustenta con una comunicación constante con los proveedores.
Economic Order Quantity (EOQ, en español Cantidad de Orden Económico)
Es un cálculo matemático empleado para identificar cuándo y en qué cantidad se debe hacer un pedido de materias primas.
Tiene como objetivo determinar la cantidad óptima de un producto requerido y la frecuencia con la que se debe pedir. Esto con el fin de llegar a un punto de equilibrio entre los costos de almacenaje y el costo fijo de los pedidos. Permitiendo obtener una cantidad de producto suficiente para compensar el costo fijo de pedido, sin incurrir en costos de almacenamiento.
El Daily Sales of Inventory (en español Ventas Diarias de Inventario)
Indicador del tiempo que los productos duran almacenados hasta que se venden o se envían a las líneas de producción. Es un dato de suma importancia para identificar el momento en que se deben hacer reposiciones.
Just – in – time (en español Justo a Tiempo)
Sistema encargado de almacenar el número indispensable de artículos para atender las líneas de producción y abastecer a los clientes. Su principal ventaja es que reduce el número de existencias almacenadas y los tiempos de almacenaje lo que genera también una reducción de los costos.
Dentro de la gestión contable, además, se manejan diferentes mecanismos para determinar el coste final de la salida de la mercancía que se incluye en el inventario:
ABC
También conocido como el 80/20, consiste en dividir los productos en tres categorías según su importancia, cantidad y valor de modo que sea más fácil identificar los productos más valiosos los cuales además requieren más atención y esfuerzo de gestión.
A
Aquellos productos que no se venden mucho y representan aproximadamente el 20% del inventario total, pero su valor puede representar hasta el 80% del mismo.
B
Son productos de venta media que representan el 40% del total de los artículos y tienen un valor que ronda el 15% de todo el inventario.
C
Los productos muy vendidos que representan el 40% del inventario, pero equivalen a tan sólo un 5% de su valor.
FIFO (First in First out)
Tal y como indica su significado en español, hace referencia a la primera existencia en entrar y la primera en salir. El costo de cada existencia se determina de acuerdo al costo de la primera existencia en el almacén (el costo más antiguo).
LIFO (Last in First out)
Se basa en la primera existencia en salir y la última en entrar. El costo de las existencias se determina según el precio de costo de la última existencia incluida en el inventario (el costo más reciente).
PMP (Precio Medio Ponderado)
Es, en esencia, el promedio de los distintos precios de entrada.
Cuando la gestión de inventario se realiza de forma inadecuada, las empresas pueden tener pérdidas derivadas de la falta de organización. De ahí que sea tan importante contar con un sistema de control de los recursos que además esté respaldado por técnicas para evaluar adecuadamente los productos.
Software y sistema de gestión de inventario
Los avances de la tecnología han transformado la manera en que las empresas realizan la gestión de inventario. Los operadores de cadena de suministro utilizan, por tanto, tecnologías con miras a tecnificarla y mejorar su desempeño. También preverán anomalías en los costos de logística y además identificarán puntos en los que la automatización ofrece ventajas significativas.
Recursos como las hojas de cálculo y listados hechos a mano, que son considerados obsoletos, le dieron paso al software. Este, facilita muchos procesos como, por ejemplo, la realización de pedidos, el almacenamiento y, por supuesto, la gestión del inventario.
Sigue siendo posible llevar un registro manual de los activos usando papel y lápiz o archivos de Excel. Esto, sin embargo, es más costoso y además son sistemas mucho más propensos a presentar errores. Además, la información sólo coincidirá con el último recuento realizado en tanto que, con un sistema computarizado, el equipo directivo puede generar un informe y ver en tiempo real cuántas unidades quedan, cuántas se han vendido y cuáles son los productos que se venden más rápido gracias a que la información se está actualizando constantemente.
Gestionadores
Lo ideal es instalar un programa de gestión de bodegas. Este tipo de software les permite a las empresas controlar los recursos disponibles en sus almacenes, conocer la localización exacta de cada artículo, llevar un control del ingreso y las salidas de los productos e incluso pronosticar el momento en que se agotarán las existencias.
Para tal fin, el SGA (Software de Gestión de Almacenes) identifica y registra los productos desde el momento en que llegan al almacén, asignándoles una ubicación según las necesidades de la empresa (slotting) logrando así una trazabilidad total. El SGA sabe siempre cuál es el stock, su procedencia, su ubicación y su destino con miras a minimizar errores.
Tecnificando la línea de producción, un sistema de gestión de inventario agiliza los procesos para realizar pedidos y almacenar mercancía. Así mismo, simplifica los procesos asociados a la gestión empresarial, previsión de las fluctuaciones de la demanda y contabilidad. Algunos de los más sofisticados incluso pueden determinar la ubicación de un artículo e incluso generar una alarma para hacer un nuevo pedido de suministros tras realizar un cálculo a partir de datos como las ventas más recientes.
Los sistemas de gestión de inventario también administran de manera más organizada la rotación de los productos, clasifican los productos por categorías y atributos, realizan el inventario cíclico o completo y además realizan ajustes de cantidades de inventario y costos.
Empresas pequeñas
También existen sistemas de inventario idóneos para empresas pequeñas los cuales se pueden ejecutar en un solo equipo. Así mismo, existen paquetes de software más grandes que pueden ejecutarse en la nube y módulos de gestión de inventarios utilizados principalmente para sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (en inglés Enterprise Resource Planning (ERP).
El software de gestión de inventario, además, incluye las existencias que van ingresando, resta las que se van vendiendo y descarta las que se han perdido por daño o robo. Para evitar que se agoten las existencias o el espacio para almacenarlas, el mismo software hace cálculos basándose en la velocidad con que las existencias se agotan y un promedio del tiempo que tomará reabastecerse de acuerdo con los datos de ventas recientes, los índices de las ventas actuales y el tiempo que le toma a los proveedores hacer las entregas.
Adicionalmente, al escanear los códigos de barras, el software puede actualizar automáticamente las cifras de cada producto desde el punto de venta. A través del procesamiento de etiquetas RFID, se puede rastrear un producto y saber si ha sido enviado o vendido. Del mismo modo, los sistemas de gestión de inventario permiten hacerles seguimiento a las listas de materiales para un producto terminado y listo para ser enviado y puesto a la venta.
Existen además varios tipos de software
Especializados o partes de un software integral
La mayoría de software se integran como parte de una solución mayor que también aplica para diferentes áreas administrativas tales como la contabilidad o la facturación.
Gratuitos y de pago
Es preciso determinar, en primera instancia, las condiciones que debe cumplir el software de inventarios para, en consecuencia, determinar si se puede obtener uno gratuito o si, por el contrario, es necesario adquirir uno de pago. Se debe tener en cuenta, además, que los gratuitos pueden ser muy limitados en sus funciones y que los de pago ofrecen diferentes modalidades de pago según las necesidades de cada usuario.
De almacenamiento en la nube
Este tipo de software en particular resulta muy ventajoso dado que le ofrece al usuario la opción de acceder a la información desde cualquier lugar y a cualquier hora del día. No obstante, es necesario tener presente que requiere de acceso a internet para funcionar.
De licencia o pago por uso
Estos programas exigen una licencia permanente que le permita al usuario acceder al programa. Se pueden usar según los requerimientos de cada empresa, aunque generalmente tienen un costo mayor.
De igual manera, dado que cada empresa tiene sus propias necesidades, es necesario tener en cuenta diferentes aspectos a la hora de escoger uno. Tales aspectos son:
Seguridad
Toda la información del inventario será recogida por el programa que se elija. En caso de que esta información se pierda, la empresa tendrá que solucionarlo incurriendo en una inversión monetaria significativa. Por esto, es importante asegurarse de que el programa seleccionado cuenta con la protección adecuada (especialmente para el caso de que los datos se guarden en una nube) y que además ofrezca la opción de elaborar copias de seguridad.
Funciones incluidas
Algunas empresas, por diferentes razones, requieren un solo registro del stock disponible que incluya los ingresos y las salidas mientras que otras requieren una función que les permita, tanto llevar control de los proveedores y los clientes, como generar informes continuos lo que facilita notablemente la toma de decisiones.
Manejo
También se debe tener en cuenta el nivel de instrucción del personal que usará el programa. Aunque la mayoría de estos programas son fáciles de usar, es recomendable calcular el periodo de adaptación y asegurarse de que, al final del proceso de capacitación, el programa se usará adecuadamente.
Servicio de atención y/o soporte
Es muy importante saber si se ofrece servicio al cliente y, además, si tiene algún costo y los canales de comunicación a través de los cuales es posible establecer contacto. El uso de guías y tutoriales también debe ser considerado.
Dispositivos
Para poder acceder libremente a la herramienta de gestión de almacenes, es necesario asegurarse de poder ingresar a través de cualquier dispositivo. Por ejemplo, algunos de estos programas cuentan con una aplicación para sistemas iOS y Android, pero no todos ofrecen esta opción.
Los sistemas de gestión de inventario, además, sirven para generar automáticamente todo tipo de documentos tales como órdenes de compra, facturas y estados de cuenta. También sirven para ordenar automáticamente los productos que se agotan.
Los pros y contras
Entre las ventajas está el tener mayor control de cantidades de productos; entradas, salidas y distribución de los productos.
También permite hacer proyecciones de ventas, reducir costos de provisión, detectar problemas con la mercancía, monitorear niveles de producción y el flujo de caja. Esto que redunda en una mayor rentabilidad.
También sirve para detectar pérdidas y robos y tener una visión de la curva de demanda para, en consecuencia, afrontarla.
Por otra parte, presenta desventajas tales como los trámites burocráticos y problemas de producción debido a que muchos de estos sistemas se centran en procesos que deben ser diseñados y establecidos con rigurosidad para que la información entregada por los sistemas sea realmente de calidad . También es importante tener en cuenta que requieren de un consumo de tiempo importante por parte del personal involucrado en la gestión de inventarios.
Además de eso, en el caso del software, se depende completamente de la tecnología y en caso de no tener acceso a internet o se presente alguna falla técnica, el proceso se vería truncado generando pérdidas y retrasos. Por otra parte, ninguno de estos programas puede garantizar una precisión total por lo que se requiere de un sistema adicional para validar datos y verificar cifras.
Así mismo, se corre el riesgo de fraude, robo, hackeo y secuestro de datos inherente a cualquier sistema informático. En este mismo sentido se deben señalar los casos en los que empleados deshonestos se han girado cheques a sí mismos y han alterado los registros del inventario tras habérsele concedido acceso al sistema.
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