Muchos de nosotros, en cierta medida, estamos familiarizados con el término “cadena de suministro”, pero pocos saben lo que significa y menos personas aún conocen a fondo su funcionamiento.
A continuación, se definirá qué es exactamente la Cadena de Suministro y cómo optimizarla, además de analizar los factores que entran en juego, sus puntos positivos y negativos, los cuidados que deben tenerse y su importancia dentro de la compleja dinámica de las empresas.
¿Qué es una cadena de suministro?
Todos somos consumidores y, como tal, de forma cotidiana compramos diferentes productos y accedemos a todo tipo de servicios, pero ¿cuántos de nosotros conocemos el proceso mediante el cual ese producto llega a nuestras manos o podemos gozar de determinado servicio? Para empezar, será necesario aclarar que no es un proceso sino un conjunto de procesos que se complementan entre sí, formando lo que se conoce como una cadena de suministro.
La cadena de suministro empieza con la recopilación de materia prima, continúa con su transformación para elaborar el producto, el transporte de la mercancía al punto de venta y finaliza con la compra por parte del consumidor. Comprende así el ciclo total de un producto además de interrelacionarse con otras cadenas de suministro.
Por lo tanto, el final del proceso para un proveedor (la venta de su mercancía) es el inicio del proceso para su cliente (compra de la materia prima).
En la cadena de suministro también entran en juego las operaciones necesarias para una óptima distribución de los productos, así como los procesos inherentes a la fase de venta (facturación) y la fase de post – venta (garantía), involucrando diferentes niveles de producción.
Es precisamente con las cadenas de suministro que las empresas compiten entre sí dado que estas determinan los costos y la calidad de los productos y servicios ofrecidos, además de la rapidez con la que se da respuesta a los requerimientos del cliente.
Elementos fundamentales
Suministro
Abarca las actividades y procesos que se requieren para obtener la materia prima usada en la elaboración del producto.
Fabricación
Hace referencia al proceso de elaboración del producto.
Distribución
Comprende la red de transporte de los productos para hacerlos llegar a los puntos de venta y al consumidor final.
Principales características
Simplicidad
Entre más sencillo sea el sistema, más ágil será su operación y menor su índice de errores.
Seguridad
Este factor es clave dado que permite llevar control del proceso de producción.
Sinergia
La acción conjunta de diferentes áreas implicadas en la cadena de suministro agiliza aún más el proceso.
Flexibilidad
Implica una serie de factores como, por ejemplo, el contar con la opción de emplear procedimientos diferentes a los usuales o seguir rutas alternas, así como realizar cambios en el proceso sin afectar la operación.
Coordinación
Es indispensable que haya comunicación y cooperación entre las diferentes áreas para obtener los resultados deseados. Es precisamente cuando no hay coordinación que se presentan retrasos y confusión.
Enfoque en el cliente
Las necesidades del cliente deben ser la prioridad al momento de realizar cualquier operación en cualquier área.
Personalización
Consiste básicamente en modificar y adaptar el producto según lo requerido por el cliente.
Flujos
Contempla diferentes factores: materia prima, información, recursos invertidos, plazos y decisiones que se deben tomar en el proceso.
Administración de la demanda
La correcta administración de recursos para dar respuesta oportuna a las órdenes. Debe tener en cuenta todas las clases de clientes, proveedores y medios de distribución.
Agilidad
Es de suma importancia que exista una correcta interrelación entre las operaciones implicadas en el proceso, evitando interrupciones y retrasos.
Objetivos secundarios
- Asegurar que los productos sean entregados de forma oportuna.
- Reducir el margen de pérdidas.
- Agilizar el proceso de distribución y entrega de productos.
- Optimizar la administración de los almacenes y la gestión de inventarios.
- Coordinar los diferentes procesos a través de los canales de comunicación adecuados.
- Servir de apoyo al momento de hacerle frente a imprevistos relacionados con diferentes factores como la dinámica de oferta y demanda.
Componentes de la Cadena de Suministro
Los aspectos comerciales
Comprenden al personal usado por la empresa para distribuir la mercancía, es decir, los mayoristas y minoristas
Los aspectos físicos
Son las actividades que aseguran el correcto abastecimiento a los intermediarios. Es decir, la red de transporte, administración del inventario, gestión de órdenes de compra, almacenamiento y manejo la mercancía.
Tipos de cadena de suministro
Tradicional
Todas sus partes funcionan como una unidad independiente. Sin embargo, al no estar relacionadas sus partes, se producen más fallos. Por esta razón es usada principalmente por empresas pequeñas o aquellas con funcionamientos simples.
Directa
Consta de tres partes: el proveedor, la empresa que ofrece el producto y el consumidor. Por la sencillez de su estructura, el índice de fallos se reduce al mínimo, se logra una mayor eficiencia y el proceso general es aún más ágil.
Estratégica
Se basa en un plan de acción que, a su vez, se traza a partir de la localización del punto de venta. De este modo, se reducen costos, aunque es el tipo de cadena de suministro que más tiempo demanda.
Compartida
Es la cadena de suministro empleada cuando las partes involucradas en la elaboración del producto trabajan coordinadamente para adelantar el proceso de suministro. Funciona con una base de datos a través de la cual se puede compartir información que además está disponible para todas las partes permanentemente.
Sincronizada
Estas cadenas de suministro se utilizan cuando se trabaja con niveles de demanda muy altos, lo que implica un flujo de información constante entre todos los componentes. Requiere el uso de tecnologías que permitan acceder a la información disponible e incluso modificarla de ser necesario.
Compleja
Este tipo de cadenas de suministro son bastante frecuentes en grandes empresas dado que manejan diferentes líneas de producto y además tienen un gran número de proveedores.
Actividades en la cadena de suministro
La estructura de las cadenas de suministro también puede variar según el producto o servicio que provean. Los elementos de una cadena de suministro que se necesitan en determinado momento, pueden no ser requeridos en otro.
Del mismo modo, las cadenas de suministro pueden variar en función del tipo de empresa. Es así como las cadenas de suministro de las empresas de servicio tienden a ser más cortas y seguir una jerarquía mientras que las que tienen las empresas industriales manejan mucha logística según la materia prima que manejan, sus líneas de producción y el mercado al que va dirigido el producto o servicio. Por su parte, las empresas comercializadoras tienen cadenas de suministro muy poco elaboradas debido a que casi no usan stock, es decir, la mercancía que aún está almacenada en bodega.
No obstante, hay ciertas operaciones que son imprescindibles y comunes a todas las cadenas de suministro:
- La planificación.
- La administración de existencias.
- El procesamiento de órdenes de compra.
- Los traslados y la gestión de despachos.
- Seguimiento y control.
- Servicio al cliente.
- Administración de garantías.
- Procesamiento de pagos.
Por estas razones, la logística constituye un elemento clave dentro del proceso. Ambos términos, logística y cadena de suministro, son usualmente confundidos, por esta razón, a continuación, se explicarán sus diferencias.
Cadena de suministro vs. Logística
La logística se encarga de procesos relacionados con el manejo de inventario como el almacenamiento, transporte y servicio al cliente. Es decir satisface de la forma más ágil posible la demanda de un producto o servicio.
Por eso, la logística es sólo una parte de la cadena de suministro y las dos se complementan. Además de esto, la logística es dirigida por el gerente o jefe de logística quien supervisa el ciclo del producto desde su llegada a las bodegas hasta el momento en que el cliente final lo adquiere. Por su parte, la cadena de suministro es coordinada por el director de la cadena de suministro quien contacta a los proveedores y se pone al frente de los procesos de fabricación y distribución.
Mientras que la logística reduce los costos de distribución, la cadena de suministro reduce los costos de la materia prima y además controla los tiempos de producción, garantizando que la logística cumpla su función.
Las ventajas
Incrementa la eficiencia y la calidad del servicio
Cuando funciona adecuadamente se evitan errores y fallas en la producción y distribución de la mercancía o la prestación del servicio, lo cual es clave para, no sólo satisfacer, sino también fidelizar a los clientes.
Se aprovecha al máximo la red de distribución
Esto aumenta la competitividad de la empresa, no sólo a nivel local, sino también dentro del mercado internacional.
Mejora la gestión del inventario
Permite gestionar la recepción y almacenamiento de mercancía de forma más ágil reduciendo además los tiempos de almacenamiento. También permite llevar seguimiento de plazos como las fechas de entrega o de embarque.
Agiliza la entrega de las mercancías
En los casos en los que algún cliente necesite un pedido con urgencia, la cadena de suministro permite entregas con mayor rapidez sin importar la distancia.
Mejora en las comunicaciones entre las áreas de la empresa
Esto permite acceder en tiempo real a la información financiera y operativa.
Una cadena de suministro funcionando adecuadamente genera ganancias considerables siempre que se regule el volumen y el ritmo de producción. Esto genera una reducción de gastos lo que causa hasta un 60% de ahorro en costos de transporte y distribución.
La cadena de suministro no es infalible y su uso no siempre garantiza la correcta ejecución de las operaciones. Cuando no se maneja adecuadamente, puede afectar seriamente la productividad de la empresa y la calidad del servicio.
Dificultades
Se pueden presentar riesgos de coordinación
Esto afecta principalmente a las empresas con clientes en el exterior. Entre estos riesgos se cuentan: la barrera del idioma, la diferencia de horario, factores culturales, etc.
Se dificulta el acceso para las pymes
Las cadenas de distribución más potentes usualmente ya están ocupadas por las grandes corporaciones, lo que dificulta el acceso de las medianas y pequeñas empresas.
El aspecto legal puede dificultar los procesos
La legislación es otro aspecto a tener en cuenta y es importante que la cadena de suministro lo tenga muy presente, ya que las leyes o las políticas de aduana pueden retrasar o entorpecer la salida y/o ingreso de la mercancía.
La planificación en la cadena de suministro.
Para que una cadena de suministro funcione adecuadamente, debe regirse por un proyecto de planificación, ejecución y control.
La planificación incluye el análisis de la demanda y el abastecimiento; la ejecución atañe a la parte física del proceso y el control hace referencia a la estimación del proceso basándose en indicadores específicos. Los tres elementos del proyecto responden a la necesidad de hacer un seguimiento y llevar registro de la operación con el fin de corregir fallas y optimizar el proceso.
Las cadenas de suministro, además, deben hacer frente a ciertos imprevistos referentes a la disponibilidad de materia prima, los puntos de venta, el proceso de distribución, los impuestos y las fluctuaciones del mercado y del valor de las divisas.
Es precisamente de esta necesidad de mejorar constantemente su capacidad de respuesta y mantener un buen nivel de competitividad, que deriva la importancia de incluir nuevas tecnologías y digitalizar las operaciones que entran en juego en la dinámica de las cadenas de suministro, principalmente, para satisfacer plenamente las necesidades de los consumidores. Administrar el inventario y anticiparse a los requerimientos del proceso se convierten en factores clave y desafíos para las empresas.
Las buenas y malas prácticas.
La falta de comunicación entre áreas suele ser el factor que más afecta el funcionamiento de la cadena de suministro. El uso de una nube permite que las áreas involucradas tengan acceso a la información garantizando su correcto funcionamiento. También resulta clave verificar constantemente los datos y la información que sirve de base para tomar decisiones.
Contar con un plan de contingencia blinda a la cadena de suministro ante cualquier dificultad o imprevisto teniendo claro cuál será la respuesta ante cada una de esas situaciones sin entorpecer las operaciones de la empresa.
También es útil basar la cadena de suministro en una estructura que adaptable a las necesidades particulares de cada empresa. Precisamente por esta necesidad esencial, no existen reglas fijas para implementar dicha estructura, lo que hace que sea tan importante conocer la naturaleza de la empresa y sus necesidades específicas.
La mayoría de las empresas señalan el hecho de usar procesos manuales como un factor determinante en la limitación del control sobre la cadena de suministro. Este problema, al igual que la falta de coordinación se puede resolver con la implementación de un software que gestione la cadena de suministro.
El uso del software serviría para ahorrar tiempo y además reducir al mínimo o incluso eliminar por completo el índice de fallas que sí se presentarían si estas mismas tareas fueran realizadas por personas. Se recomienda hacer uso de la tecnología solo en procesos que lo requieran para reducir la dependencia.
Es muy importante mantener buenas relaciones con los proveedores ya que esto garantiza obtener de ellos materia prima de calidad y en óptimos plazos de entrega.
Inventarios.
Es conveniente recurrir a los proveedores, no solo cuando se necesite materia prima, sino en busca de consejos y asesoría. Esto contribuye a agilizar los procesos y reducir costos.
Igualmente es aconsejable gestionar los contratos por cuanto permite controlar los costos. Muchos de estos trámites se adelantan en el momento de la adquisición, pero, debido a la falta de comunicación, suelen quedar vacíos que pueden evitarse con una gestión eficiente de los contratos. Esta gestión también reduce costos y riesgos innecesarios.
En cuanto al inventario, se recomienda hacer todo lo posible por mantener siempre la cantidad de stock adecuada logrando un equilibrio entre los dos posibles extremos en los que puede caer un inventario: tener muy poco y tener demasiado. A este respecto es importante recordar que los costos de almacenamiento pueden llegar a constituir hasta el 60% del costo de un producto. Para gestionar eficazmente un inventario es muy importante contar con un sistema que permita predecir las fluctuaciones de la demanda y además contrastar estos datos con los registros previos.
Cabe señalar, además, que un adecuado manejo del inventario, en función de la demanda y basándose en un análisis de los indicadores, previene la falta de stock, la cual es una de las principales dificultades que se pueden presentar.
Se deben supervisar estos procedimientos para garantizar su funcionamiento, evitar retrasos y reducir el riesgo de robo o fraude. Es esencial conocer el cliente y el mercado para dirigir la cadena de suministro y satisfacer las necesidades.
Sostenibilidad
También se recomienda prestar atención a la sostenibilidad, procurando reducir las emisiones de CO2. Incluso idear sistemas de transporte y distribución que sean amigables con el medio ambiente. El personal encargado de la cadena de suministro puede diseñar políticas encaminadas a amortiguar el impacto ambiental de la misma.
En el caso de empresas muy grandes, se recomienda contratar un servicio logístico externo para evitar fallas y reducir costos. Se recomienda también contratar un servicio de transporte para llevar un mejor control de la mercancía que se va despachando.
Optimización de la Cadena de Suministro.
Para optimizar de una cadena de suministro, se debe encontrar un equilibrio entre la satisfacción del cliente y la rentabilidad.
Por otra parte, es indispensable contar con una estrategia claramente definida para manejar la cadena de suministro y, paralelamente, fomentar la coordinación y la cooperación entre las diferentes áreas involucradas. Es clave tener la tecnología necesaria para automatizar procesos y ofrecer vías de comunicación alternas, lo que implica el uso de un software especializado.
Fases
Diseño de la cadena de suministro
Para definir la red, el transporte y almacenamiento de la mercancía y los lineamientos de producción.
Planificación de la cadena de suministro
Contempla la creación de una estrategia que permita implementar la cadena de suministro.
Ejecución de la cadena de suministro
Implica las operaciones necesarias para poner en marcha la cadena de suministro.
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