El entorno corporativo es muy demandante, porque hay más competidores que antes y se compite mucho más con los precios. Por esta razón, para cualquier compañía se hace muy importante optimizar al máximo el funcionamiento de la cadena de producción. Conoce aquí la importancia de la Planeación de Demanda y qué errores evitar,
Por lo anterior, la logística se ha convertido en un factor crítico dado que cada vez se hacen pedidos más grandes, los plazos de entrega son más reducidos y los índices de devoluciones han venido aumentando en los últimos años. Esto que hace que sea indispensable que las empresas se anticipen planificando la demanda para, en consecuencia, coordinar apropiadamente la gestión del almacén pues el conocer con anticipación la situación a la que se le hará frente, servirá para previamente realizar las modificaciones necesarias y así garantizar el éxito del proceso de ventas.
Por esta razón, se hace necesario integrar diferentes elementos que, además, deben estar sincronizados. El elemento integrador es el plan de demanda, la piedra angular para la toma de decisiones. Por eso se convierte en un factor clave dentro del proceso.
¿Qué es la planificación de demanda?
Se define como la suma de procesos para mantener niveles de stock adecuados, satisfaciendo la demanda de los clientes. Por lo mismo, la planeación de demanda constituye el componente que impulsa el funcionamiento de la cadena de suministro, además de ser uno de los mecanismos por los que una empresa coordina y optimiza el proceso de elaboración de un producto o la prestación de un servicio.
Comprende, además, la estimación de ventas de una empresa para, con base en estos cálculos, coordinar el proceso de producción. Estas estimaciones se logran gracias a la acción conjunta de diferentes áreas de la compañía y gracias a las cuales, además, se pueden trazar estrategias y establecer políticas para mejorar la rentabilidad.
Actividades fundamentales y comunes a todo tipo de empresas sin importar su tamaño
En las compras
Sirve para mejorar la toma de decisiones respecto a las compras y, en consecuencia, realizar compras estratégicas. Esto contribuye al buen funcionamiento de la cadena de suministro, ayuda a mantener precios estables y a negociar.
En las ventas
Ayuda a hacerle frente al fenómeno de la estacionalidad que se presenta con ciertos productos, y las dificultades que se presentan al insertar un producto nuevo en el portafolio lo que redunda en una mejor prestación del servicio, tanto a los distribuidores, como a los clientes.
La planeación de demanda se define también como las acciones, de carácter tanto administrativo como tecnológico, y cálculos requeridos para mantener el equilibrio entre la demanda y el suministro. Mediante este proceso, se obtienen cifras como la cantidad de mercancía requerida y el valor del producto.
El objetivo principal es mejorar la oferta y garantizar la satisfacción del cliente. En resumen, está enfocada en resolver un problema fundamental y bastante común en las empresas: no tener una logística de aprovisionamiento para mejorar la gestión del inventario, un aspecto fundamental en el funcionamiento de las empresas que, además, puede volverse muy complejo cuando las empresas empiezan a crecer.
Por estos motivos, constituye un elemento clave para poder evaluar las proyecciones a mediano y largo plazo y medir la diferencia entre los valores actuales y los objetivos a alcanzar para tomar las medidas pertinentes.
Esta práctica sirve para determinar la cantidad de productos que deben conformar el stock, el espacio para guardar todos estos artículos, la cantidad de personal que se requiere para esta operación y los turnos en los que se debe realizar. Del mismo modo, contempla el uso de un stock de seguridad para garantizar la fluidez en la prestación del servicio, evitando intermitencias.
La planeación de demanda se basa en lo que se denomina cuádruple convergencia, que está constituida por
- Procesos.
- Personal.
- Datos.
- Software.
De igual manera, se basa en cuatro interrogantes que todo directivo se debe hacer
- ¿Por qué pronosticar?
- ¿Qué tan exacto y detallado debe ser el pronóstico?
- ¿Quién debe realizar el pronóstico?
- ¿Con qué frecuencia se debe realizar el pronóstico?
Las respuestas a estas preguntas nos dirán cómo se implementará la planeación de demanda y si tendrá éxito o no.
El plan de ventas y operaciones vs. la planeación de demanda
Los conceptos de planeación de demanda y plan de ventas y operaciones, están tan íntimamente relacionados que suelen confundirse. A continuación, se analizarán ambos conceptos y sus diferencias.
El plan de ventas y operaciones es el proceso mediante el cual se sincronizan la demanda y el aprovisionamiento. Este proceso se adelanta gracias a la socialización de las ideas y proyecciones presentadas por las diferentes áreas de la compañía con el fin de lograr un equilibrio entre la demanda, el suministro y los objetivos financieros.
Por su parte, la planeación de demanda hace un análisis del comportamiento del mercado, los productos y servicios que los clientes consumen, los que se deben vender y cómo se deben ofrecer en el mercado.
El plan de ventas y operaciones sirve para garantizar el correcto funcionamiento de la compañía. La planeación de demanda, por su parte, ilustra el proceso del plan de ventas y operaciones.
El objetivo es sincronizar la planeación y el aprovisionamiento, por tanto, el plan de ventas y operaciones tiene dos fases:
- El plan de demanda.
- La estrategia de producción y/o compras (aprovisionamiento).
Es así como el plan de demanda es parte del plan de ventas y operaciones. Ambos conceptos, a pesar de sus diferencias, se articulan y complementan entre sí para la correcta realización de las proyecciones.
Componentes, elementos y prácticas
El concepto de planeación de demanda, además, está muy ligado al de demanda conducida. Esto implica el análisis de las fluctuaciones del mercado, lo que los consumidores quieren, lo que se les va a vender y cómo se va a ofrecer en el mercado.
Este análisis requiere respuestas consistentes que, además, tengan un componente científico y otro cualitativo que se complementan entre sí.
El componente científico: es conocimiento técnico sobre modelos cuantitativos, lo que hace que los datos numéricos y los recursos tecnológicos sean muy importantes.
El componente cualitativo: hace referencia a la conducta, las habilidades y el conocimiento de los miembros del equipo, así como su capacidad comunicativa.
Por otra parte, cabe señalar que dentro de la planeación de demanda hay cuatro elementos fundamentales:
- Entendimiento y administración de la demanda.
- Definición del plan de demanda.
- Generación del pronóstico estadístico.
- Validación y consenso del plan de demanda.
Estos elementos, sin embargo, pueden verse afectados por ciertos factores como:
- Distorsión del flujo de información.
- Identificación errónea de los componentes de la demanda y de los factores que pueden determinar cambios en estos valores.
- Mala ejecución de procedimientos comerciales que inciden en las fluctuaciones de la demanda.
- Pronósticos muy complejos y, al mismo tiempo, poco asertivos, con falta de criterios globales y generados de forma unilateral.
Buenas prácticas
Manejo de la promoción comercial
Se enfoca en incentivar la demanda en el punto de venta mediante descuentos, obsequios y promociones entre otros incentivos. Es ideal para ahorrar tiempo y, sobre todo, obtener un óptimo ROI (Return On Investment, es decir, retorno de inversión).
Gestión de cartera de productos
Contempla la inclusión de nuevos productos en el portafolio mediante la planificación, comprendiendo cómo esta inserción puede incidir en los productos ya incluidos y tomando las precauciones necesarias para una inclusión sana, optimizando la rentabilidad y mejorando el desempeño dentro del mercado.
Pronóstico estadístico
Utilizando datos estadísticos se generan pronósticos de la cadena de suministro mediante la aplicación de algoritmos estadísticos avanzados. Es importante contar con pronósticos respaldados por información fiable para evitar los dos posibles extremos: el desabastecimiento y el exceso de mercancía.
La ejecución del plan de demanda
Para la ejecución del plan de demanda, se requiere de la articulación de diferentes áreas de la compañía y un trato constante con los proveedores. De igual manera, es importante tener en cuenta que, dado que cada empresa tiene sus propias estructuras, prioridades y necesidades, no existe una manera única para ejecutar una planificación de demanda. Sin embargo, su proceso de implementación, en todos los casos, se ciñe al siguiente orden:
Definir el tipo de proceso
Lo primero y más importante es determinar el tipo de planificación que se quiere implementar: a corto, mediano o largo plazo. Una vez definido esto, se debe establecer un cronograma teniendo muy presente que deben coincidir los plazos y las metas.
Medir las acciones
También es importante determinar la precisión de los pronósticos para, de acuerdo a los mismos, establecer los objetivos a cumplir. Estos, se definen con base en los valores determinados al principio del proceso.
Implementar un sistema de mejora y gestión
A este respecto se recomienda el uso de un software, dada la precisión que ofrece al momento de evaluar los resultados finales del proceso y determinar si se cumplieron o no las expectativas. Incluso si no se tiene un software o no se contempla adquirirlo, un documento de Excel puede funcionar.
Mejorar el proceso
Cuando un ciclo finaliza, otro comienza. Al finalizar, se debe reiniciar el proceso aplicando lo que se aprendió para mejorar el rendimiento e incrementar la productividad.
Los factores que intervienen
Las ventas también pueden verse afectadas por imprevistos y cambios inesperados. Los pronósticos pueden tener un considerable margen de error y, en consecuencia, no existen métodos de proyección 100% efectivos. Aunque existan productos con un patrón de consumo constante, también hay muchos estacionales, es decir, que tienen mayor demanda en ciertas épocas del año, mientras que otros están sujetos a cambios de hábitos o al surgimiento de determinadas tendencias, por lo que la proyección de sus ventas puede ser muy difícil de hacer.
Por lo anterior, al momento de hacer las proyecciones de las ventas de un producto, las compañías deben basarse en los registros de las ventas anteriores, los cuales deben incluir también los productos solicitados por el consumidor, independientemente de que estuvieran disponibles para su venta. En el caso de los nuevos productos que. por la misma razón, no se tienen registros, la única referencia es un análisis del número de clientes potenciales y del mercado local e internacional teniendo en cuenta incluso factores sociales, políticos y económicos que pueden incidir en las ventas.
También es crucial tener la lupa puesta en la competencia. No basta con identificarla, también hay que analizar su estrategia para estar dos pasos por delante.
Métodos cuantitativos y métodos cualitativos
Hay gran diversidad de métodos cuantitativos que se basan en registros para calcular la demanda con respecto al stock disponible. Los más importantes son dos:
Método ingenuo
Se basa en valores históricos y da por hecho que la tendencia de ventas se mantendrá estable en el tiempo. Su principal contra es que, al no prever las variaciones, resulta poco fiable.
Táctica de medias simples o móviles
Establece un promedio de ventas para un periodo específico. Con el fin de que la tendencia sea más realista, dicho promedio se establece en periodos cortos (máximo un trimestre).
Las metodologías cualitativas se emplean principalmente cuando se lanzan nuevos productos. Abarcan los estudios de mercado, que analiza los clientes potenciales, la competencia e incluso el comportamiento de los consumidores.
El papel de la tecnología
La creciente demanda impulsó la digitalización de estos procesos, también el uso de la inteligencia artificial para ejecutar la planificación.
Hasta hace unos años, las compañías se basaban en sus conocimientos y en su experiencia para hacer proyecciones relativamente acertadas y determinar la cantidad de mercancía necesaria para suplir la demanda.
Al entrar a la era digital, muchas compañías empezaron a usar Excel para realizar estos cálculos y, de hecho, esta sigue siendo la herramienta más usada por medianas y pequeñas empresas. No obstante, sea para hacer proyecciones o para gestionar un almacén, se recomienda usar recursos más avanzados.
Por tanto, la persona encargada de realizar las estimaciones de venta debe tener un software especializado en planeación de demanda. Este software trabaja con los flujos de información que obtiene del ERP que se derivan de la gestión de inventarios.
De igual manera, se debe tener en cuenta que el proceso de tecnificación ha evolucionado a través de tres generaciones:
Primera generación
Procesos manuales realizados por colaboradores, que se basaban principalmente en el conocimiento y en cálculos relativamente acertados, aunque subjetivos.
Segunda generación
El proceso se empieza a digitalizar volviéndose menos manual al integrarse un primer software al ERP que incluye: el stock (disponible, de seguridad y en tránsito), plazos y proyecciones, lo cual le sirve al encargado de la planeación para determinar con precisión los productos que se deben revisar y los que no, ahorrando tiempo y obteniendo resultados matemáticos más precisos. Algunas empresas cuentan con sistemas propios que se basan en hojas de cálculo como reemplazo de un ERP.
Tercera generación
Ante la necesidad de gestionar inventarios y coordinar el aprovisionamiento, es prioritario incorporar sistemas avanzados que mejoran el servicio, manteniendo los niveles de inventario.
El software constituye la base que sostiene todo el proceso de planificación de demanda. Resulta un elemento indispensable para la optimización tanto de la planificación en sí, como de la gestión del inventario. En ese mismo orden de ideas, la tecnología ha abierto una brecha significativa entre las empresas que aún usan métodos arcaicos y aquellas que se han tecnificado. También vale la pena tener en cuenta que los softwares existentes van evolucionando precisamente para adaptarse mejor a las necesidades de las empresas.
El software ideal deberá integrar las siguientes funciones
- Cálculos estadísticos.
- Integración de áreas.
- Coordinación de eventos.
- Registro y manejo de información del punto de venta.
- Inclusión de factores externos en los cálculos.
- Creación de posibles escenarios futuros.
- Manejo de altos volúmenes de información.
- Capacidad analítica.
Las mejores prácticas
Aunque pueden variar según la empresa, existen ciertas prácticas que se pueden implementar en todos los casos:
Implementación de un buen sistema ERP
Es muy importante elegir un software de Planificación de Recursos Empresariales que realmente cubra las necesidades del sistema de logística.
Recolección y tratamiento de datos
Contar con un mecanismo de supervisión de datos sirve para agilizar operaciones y mejorar la capacidad de respuesta.
Manejar modelos de procesamiento
Articular la logística a todos los procesos de la empresa hace más preciso el pronóstico de ventas y optimiza beneficios.
Realizar pruebas
Hacer simulacros para probar y analizar el plan permite implementar mejoras y corregir fallas, reduciendo así el margen de error.
Esta práctica puede variar de un escenario a otro. La implementación de las medidas mencionadas incrementará la eficacia del plan, permitiendo realizar proyecciones acertadas sin importar el escenario.
Las ventajas
Después de haber realizado los cálculos correspondientes, el departamento de compras puede determinar las cantidades de productos que se necesitan. Bien sean materias primas (para eliminar interrupciones en la línea de producción) o productos terminados (para atender la demanda).
Conocer de antemano la cantidad de productos a gestionar, a su vez, permite:
- Satisfacer al cliente al ofrecerle un mejor servicio.
- Contar con suficiente stock permanentemente.
- Prever las posibles dificultades de la línea de producción.
- Evitar tener mercancía obsoleta en el almacén.
- Reducir costos de almacenamiento.
- Aprovechar al máximo el espacio de almacenamiento.
- Optimizar el capital invertido en la gestión de inventario.
- Incrementar el nivel de ventas.
Una buena práctica contribuye también, no sólo a la productividad de la compañía, sino también a la proactividad de las áreas involucradas. Con esto obtendremos respuestas oportunas y satisfactorias a los requerimientos de los consumidores.
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