La facturación electrónica no es un módulo o funcionalidad que Sotrux incluya en sus planes, pero al ser una norma que todas las empresas deben cumplir, nos parece importante hablar sobre el tema y que nuestros clientes conozcan las buenas prácticas a la hora de implementarla. Por eso, en la siguiente entrada, queremos contarles cómo es el paso a paso de la Facturación Electrónica y cuáles son los factores clave que se deben tener en cuenta.
Los avances tecnológicos y las crecientes demandas de un mundo en constante evolución han transformado muchas actividades de nuestra cotidianidad. Esto incluye también la forma en la que se generan facturas, abriéndole paso a la facturación electrónica la cual se ha convertido en un componente fundamental dentro de la dinámica del registro y pago de impuestos.
Qué es la factura electrónica.
Es un documento digital que sirve como soporte contable para transacciones asociadas a la compra de un producto o servicio. En lo que respecta a efectos legales, tiene la misma validez que la factura física pero el hecho de que se genere y maneje en medios digitales, implica mayores ventajas. Para su emisión es importante tener en cuenta una serie de aspectos.
En primera instancia, es indispensable actualizar el RUT (Registro Único Tributario) asegurándose de que en él esté incluida la información del representante legal de la empresa o del contribuyente (persona natural) según sea el caso.
Además de tener el RUT actualizado, es de suma importancia tener un software de facturación electrónica, con respecto a lo cual, se cuenta con el servicio de facturación gratuita que ofrece la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) al cual puede acceder cualquier persona. Además de no tener ningún costo, tampoco tiene límite de emisión y recepción de documentos electrónicos.
El procedimiento:
- El usuario debe registrarse como facturador electrónico en la página de la DIAN, accediendo como empresa o persona natural. Ya registrado, la DIAN enviará un e-mail a la dirección del representante legal o contribuyente que aparece en el RUT.
- Seleccionar el modo de operación “proveedor tecnológico”.
- Seleccionar la opción de “software gratuito”.
- Superar exitosamente una serie de pruebas para ser habilitado. Dichas pruebas consisten en el envío de facturas electrónicas a la DIAN. Deben ser dos facturas de prueba, una nota débito y una nota crédito para el caso del operador de la DIAN. Para cualquier software contable, se deben generar ocho facturas de prueba, una nota débito y una nota crédito.
Una vez realizados estos cuatro pasos, el usuario deberá ingresar al sistema de habilitación, donde se abrirá una ventana que solicita la fecha de inicio de producción, que es la fecha en la que el RUT se actualiza automáticamente. Después de esto, el usuario deberá ingresar al sistema MUISCA con usuario y clave donde se le solicitará la autorización de numeración de facturación para la modalidad electrónica y talonario de contingencia de factura electrónica.
Tras finalizar el proceso descrito anteriormente, el usuario podrá empezar a facturar electrónicamente. Del mismo modo, se puede solicitar sin costo alguno, un certificado de firma digital. Aunque también debe tener en cuenta que, pese a ser gratis, aplican términos y condiciones. Este certificado, se puede adquirir a través de cualquier entidad autorizada por el ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia).
A través del servicio de facturación gratuita de la DIAN, se pueden recibir facturas de proveedores. Es ideal para quienes quieran generar facturas de forma ilimitada. También puede usarse desde dispositivos móviles.
Lee también: Qué es la Gestión de Inventarios y cómo dominarla.
Otras opciones de facturación electrónica.
Además del servicio que presta la DIAN, los usuarios cuentan con otras tres opciones para realizar la facturación electrónica:
Empresa habilitada por la DIAN
Otra opción para generar facturas electrónicas es a través de una entidad autorizada por la DIAN para tal fin. En este sentido es muy importante seleccionar un proveedor que permita la integración con los programas contables y administrativos de los que dispone la empresa ya que esto ofrece la posibilidad de almacenar la información en un mismo lugar. Por otra parte, contar con la opción de almacenar información en la nube ofrece la seguridad de que la información estará protegida y que, además, será posible acceder a ella desde cualquier equipo y en cualquier momento.
Software contable o ERP
También es posible hacer uso de un software contable o ERP (sigla en inglés para Enterprise Resource Planning que significa Sistema de Planificación de Recursos Empresariales) que cuente con un módulo de factura electrónica.
Programa de desarrollo propio
En caso de que el usuario tenga el conocimiento técnico para crearlo, se puede hacer uso de un software propio. A este respecto, cabe señalar que la DIAN ofrece un anexo con las especificaciones tecnológicas incluyendo ejemplos de facturas electrónicas.
Facturas electrónicas de venta.
Este es, entre todos los documentos tributarios requeridos para la facturación electrónica, el que más se usa. Es obligatoria para el caso de los siguientes usuarios (personerías):
- Jurídicas que enajenen bienes y/o servicios.
- Naturales con ingresos brutos que superen las 3.500 UVT (Unidades de valor tributario).
- Personas naturales que sean contratistas del Estado con ingresos brutos que superen las 4.000 UVT.
- Naturales que no sean: minoristas, artesanos, agricultores o ganaderos y que además tengan ingresos inferiores a las 3.500 UVT, pero tengan más de un establecimiento comercial.
- Personas naturales que trabajen con bienes intangibles o aquellos que sean usuarios aduaneros.
- Los contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación (RST).
Así mismo, incluye las facturas electrónicas de crédito y débito, y las facturas de exportación.
Documentos equivalentes.
Es importante tener en cuenta que los documentos POS, es decir, los tiquetes generados en el establecimiento comercial tras la venta de un producto o por la prestación de un servicio, se deben generar en formato electrónico. Estos documentos son:
- Tiquete generado por las máquinas registradoras.
- Boleta de ingreso a cine.
- Tiquete de transporte de pasajeros (terrestre o aéreo).
- Extracto expedido por: sociedades fiduciarias, fondos de inversiones individuales, mutuos, extranjeros o colectivos y los fondos de valores y de pensiones y cesantías.
- Documento expedido en juegos localizados.
- Boleta, fracción o formulario que se genera en los juegos de azar.
- Extracto generado por concepto del cobro de peajes.
- Carné de operación que se expide tanto en la bolsa de valores como en la bolsa agropecuaria.
- Documento expedido para los servicios públicos.
- Boleta para el ingreso a espectáculos públicos.
Con la implementación del formato electrónico en el proceso de facturación se busca:
- Conseguir un mayor control fiscal reduciendo la evasión de impuestos y la fuga tributaria.
- Optimizar el proceso de recaudación.
- Agilizar los trámites en virtud de la automatización de las operaciones y la reducción o, en algunos casos, la completa eliminación de la intervención humana.
- Mejorar la seguridad de los procedimientos mediante la implementación de medios de verificación como la firma electrónica.
- Promover la transparencia en los procesos.
- Incentivar la inversión extranjera por el control fiscal.
- Reducir los costos de almacenamiento.
- Facilitar la consulta de las facturas antiguas.
- Eliminar el riesgo de pérdida de documentos dado que ahora están en formato digital.
Sin embargo, estas no son las únicas ventajas que ofrece el formato electrónico. A continuación, se presentará un análisis más profundo de los beneficios que ofrece.
Los beneficios.
Con la facturación electrónica se logra un ahorro de hasta el 84% en relación a los costos por generación de facturas físicas. También se aumenta la eficiencia en un 60% y se mejoran los tiempos de entrega hasta en un 200%. Además, el poder acceder a la información con sólo un clic sin desplazarse, optimiza estos procesos y ahorra tiempo.
Así mismo, tecnifica los procesos de las empresas, aumentando la eficiencia y la sostenibilidad ambiental. También contribuye a la transparencia y disminuye la evasión dado que permite una revisión constante de las transacciones.
Minimiza y, muchas veces, elimina el margen de error en documentos, agilizando procesos como cobros y conciliación de pagos. Redundando en una disminución de pérdidas económicas.
También reduce costos de sostenimiento de espacios de archivo físico de facturación y personal a cargo en custodia de documentos. De igual manera, se unifica el lenguaje para el intercambio de documentos.
Cabe señalar además, que se genera un ahorro en relación a los recursos asociados a la impresión de documentos (tinta y papel), se lleva un mejor control corporativo al dejar de generarse documentos impresos expuestos a sufrir pérdida y deterioro. Adicionalmente, se ayuda a proteger el planeta dado que, según estimaciones, por cada millón de facturas electrónicas se salvan 56 árboles y también se reducen las emisiones de CO2, el consumo de papel y los costos de transporte. Así mismo, se obtiene una mayor organización y un mejor almacenamiento de las facturas.
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