El ritmo de la actividad corporativa ha aumentado vertiginosamente en los últimos años y, en consecuencia, la cantidad de tareas. Por su parte, los plazos son cada vez más reducidos, lo que torna el panorama se aún más caótico. Esto puede ser especialmente traumático en el caso de las empresas que empiezan a expandirse. En esta entrada hablaremos sobre cómo administrar tareas pendientes y no fracasar.
Adicionalmente, según estadísticas, el 80% de los empleados pasan cerca de la mitad de su semana laboral haciendo retrabajos por fallas de comunicación interna. Alrededor del 50% de los líderes de equipo afirman que completar una tarea dentro de los plazos es su mayor desafío. Por eso se debe contar con herramientas para automatizar procesos de gestión, organización, monitoreo y ejecución de tareas, en otras palabras: un gestor de proyectos.
Las herramientas de administración de tareas sirven para, esencialmente, hacer seguimiento de proyectos de todo tipo y tamaño. Pueden también ser utilizadas para gestionar tareas individualmente y para coordinar trabajos en equipo. Entre estas herramientas, las más efectivas, sin duda, son las aplicaciones.
Las aplicaciones
La mayoría de las aplicaciones diseñadas para tal fin, están disponibles para computadores y dispositivos móviles, y se caracterizan por organizar las tareas en diferentes listas (también conocidas como to – do lists) que se van actualizando en tiempo real en ciclos diarios o semanales de acuerdo a los requerimientos del usuario.
Por todo lo anterior, estas aplicaciones funcionan como una agenda que le informa al usuario lo que debe hacer día tras día o semana tras semana, según sea el caso. Esto ayuda a optimizar uno de los recursos más valiosos de las empresas: el tiempo. De igual manera, ofrecen sugerencias inteligentes y personalizadas.
Los cuatro beneficios que ofrece
- Definir claramente los objetivos de la empresa y sus diferentes áreas.
- Evaluar los resultados, lo cual mejora la productividad y el rendimiento del personal.
- Garantiza que se utilicen los recursos correctos en el momento oportuno.
- Define dónde empieza y termina la responsabilidad de cada empleado.
Sin embargo, la principal ventaja de estas aplicaciones es que ofrecen la posibilidad de compartir las listas de tareas en línea. Esto permite no sólo verlas en cualquier momento, sino también que más de un usuario tenga acceso a ellas.
Cabe resaltar la posibilidad de editar el orden de los ítems en caso de presentarse algúna eventualidad que así lo requiera. También permiten crear diferentes listas, es así como en una misma aplicación se puede tener: una lista de carácter corporativo, otra de cosas del hogar, otra de estudios etc. Del mismo modo, permiten adjuntar archivos como fotos, videos y textos.
Las tareas son clasificadas en orden de prioridad y en función de las fechas de vencimiento. Esto, a su vez permite concentrarse en tareas específicas; en algunos casos, sin embargo, se pueden clasificar según el grado de dificultad. Además, las aplicaciones generan alertas y recordatorios que permiten llevar un seguimiento de las tareas, sean diarias o semanales y, muchas de ellas, incluso, se integran con Outlook, Google Drive y Dropbox, lo cual permite centralizar la actividad de administración.
Recomendaciones
El mejor momento para hacer la lista de tareas es la noche anterior o la primera hora del día, es decir, con la mayor anticipación posible. Por otra parte, es importante que estas listas sean flexibles y fáciles de manejar y por esta misma razón se recomienda incluir como máximo tres elementos y en caso de que sea necesario incluir más de tres ítems. Se aconseja tener una sola tarea grande y asegurarse de que las demás tareas de la lista sean pequeñas o medianas de modo que no demanden mucho tiempo.
Sin embargo, estas aplicaciones no son la única opción para administrar tareas pendientes. Una herramienta de uso cotidiano como Excel ofrece plantillas que permiten hacer seguimiento, priorizar tareas y monitorear progreso en porcentajes. En este mismo orden de ideas, la elaboración de un diagrama de flujo, en el que aparezcan las tareas pendientes, el tiempo para realizarlas y los responsables de su ejecución también es de suma utilidad para comprobar los avances y hacer mejoras sobre la marcha.
Las to – do – list, además, funcionan mucho mejor si se siguen estas recomendaciones
Escribirlo todo
La principal recomendación es, al menos en la medida de lo posible, anotarlo todo tan pronto como sea posible. Es de suma utilidad contar con una aplicación para dispositivos móviles que pueda ser utilizada en todo momento y lugar.
Manejar diferentes listas claramente diferenciadas
También es importante asegurarse de que las listas que se manejen tengan una diferenciación clara para evitar confusiones. También se recomienda clasificar estas listas en función de la prioridad de los ítems incluidos en cada una.
Seccionar cada lista: se pueden dividir en secciones, según la prioridad de cada ítem, o el tipo de trabajo y flujo de actividad.
Dar prioridad a las acciones y utilizar verbos
Parece insignificante, pero empezar cada ítem con un verbo facilita identificar rápido la acción a realizar y su inmediatez.
Lo más importante no tiene que realizarse primero: se aconseja “entrar en calor” realizando primero tareas pequeñas antes de pasar a pendientes de mayor tamaño y que, además, demandan más tiempo.
Dividir una tarea grande en varias pequeñas
Esto permite avanzar en una tarea grande o compleja durante varios días en lugar de estar corriendo contra el tiempo. Muchas veces esta división puede marcar una gran diferencia.
Desactivar las notificaciones
Si bien son de suma utilidad, muchas veces las notificaciones pueden convertirse en elementos de distracción. Es por esta misma razón que muchas aplicaciones cuentan con la función de “No molestar”.
Fijarse en las tareas con retraso
Es importante determinar las razones por las que ciertas tareas aún no han podido ser realizadas. Esto ayuda significativamente a aumentar la productividad.
Se recomienda incluir métricas y fechas en cada una de las tareas para garantizar que su ejecución sea más eficaz. También es posible determinar el tiempo y los recursos requeridos y además permite tener una visión más clara del plan de acción para ejecutarlas con miras a cumplir con dichas métricas y/u objetivos.
Por otra parte, para efectos de gestión o administración de tareas, no se recomiendan los métodos de multitarea, pues en lugar de realizar varias tareas, se avanza sólo un poco de cada una de ellas, además de perderse tiempo valioso y sufrir una disminución de la productividad. Lo ideal es dedicarse de lleno a una sola tarea hasta finalizarla para seguir con otra. Al no tener distracciones, el riesgo de cometer errores se reduce significativamente.
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Prácticas y métodos
Cabe señalar, además, que la forma en la que se organicen y prioricen los ítems en una to – do – list depende del trabajo y el cargo del usuario. Sin embargo, hay ciertas prácticas comunes a todos los casos entre las cuales están:
La matriz de decisiones de Eisenhower
También conocida como la matriz de lo importante y lo urgente, estipula la distribución de las tareas en cuatro cuadrantes en función de su importancia. Aplicando esta matriz, es posible decidir qué hacer de inmediato (lo urgente) qué se puede planificar (lo importante que no es urgente) que se puede delegar (lo que no es importante pero sí urgente) y lo descartable (lo que no es ni importante ni urgente). Constituye un método muy valioso para priorizar tareas, mejorar la toma de decisiones y mantener el orden en el trabajo.
El método ABCDE
Asignarle una calificación a cada tarea, organizándolas en orden de prioridad, también es de suma utilidad. Siguiendo este método, las tareas más importantes tendrán la letra A, las que le siguen en valor de importancia la letra B y así sucesivamente hasta llegar a la letra D, que corresponde a las tareas que se pueden delegar y la letra E, las tareas menos importantes de la lista y que además se pueden descartar.
Fragmentación
Se consideran fragmentos a las actividades focalizadas. Pueden ser tareas individuales, formar parte de todo un proceso o ser un conjunto de tareas sin vínculos entre sí. Estos fragmentos deben fusionarse formando bloques focalizados de acción constante.
El método Kanban
Creado por un equipo de expertos de la empresa japonesa Toyota. Este método se basa en la técnica de Just in Time (JIT) orientado a aumentar la productividad y la eficiencia, siguiendo la premisa de que una acción comienza sólo cuando otra necesariamente vinculada ha terminado, en una reacción en cadena. Es aplicable tanto para trabajos individuales como colectivos.
El método GTD
Debe su nombre a la sigla en inglés para Getting Things Done (haz que suceda). Se basa en un principio bastante simple: impedir que las tareas se acumulen. Después de especificarlas en un sistema de organización, se debe empezar por realizar aquellas que no tomen más de dos minutos, luego definir cuánto tiempo tomará realizar cada una de las siguientes tareas y realizarlas; conforme vayan surgiendo nuevas tareas, estas deben ser incluidas en la lista que, además, debe ser revisada diariamente. Se aconseja cronometrar el tiempo que toma realizar cada tarea para una mejor organización de las actividades.
También se aconseja llevar un control de las fechas de inicio y final de cada tarea. Así se reduce el riesgo de dejar algún pendiente en caso de alguna emergencia o cambio en las prioridades.
En caso de no tener claridad con respecto a estas fechas, se debe pedir confirmación para así poder programar la realización de la tarea y además saber en qué momentos se estará manejando un volumen de trabajo alto y cuando se tendrá disponibilidad para otras actividades. Es importante incluir al vequipo de trabajo completo para que conozcan la disponibilidad, así como el progreso de las tareas.
Además de las aplicaciones, también existen software que pueden ser bastante efectivos para gestionar las diferentes tareas a realizar.
Según estimaciones, haciendo uso de un software para gestionar tareas, una empresa puede ahorrar hasta 498 horas de trabajo anualmente. Mucho más efectivo que la plantilla de Excel. Los softwares ofrecen la posibilidad de crear equipos, invitar a los miembros a inscribirse en la plataforma y asignar tareas especificando los encargados de realizarlas y los plazos de entrega.
Aspectos importantes
Se debe tener en cuenta que, según cada caso particular, unas herramientas de administración de tareas funcionan mejor que otras. Por eso, al momento de implementar un software para la administración de tareas, se deben tener en cuenta estos factores:
- El sector al que pertenece la compañía.
- El modelo de negocio que se maneja.
- La modalidad de trabajo (independiente, remoto o presencial).
- El tamaño del equipo de trabajo.
- Las características que se requieren para satisfacer las necesidades de la compañía.
Es de mucha utilidad analizar qué tareas pueden ser adelantadas por la realización de otras. También se debe monitorear la velocidad con la que se avanza en la ejecución y el porcentaje de tareas prioritarias.
Igualmente, se deben tener en cuenta las tareas que requieren desplazamiento como las visitas, capacitaciones y los eventos corporativos. Además de estas actividades, también se debe tener presente que existen tareas compuestas, es decir, que requieren de otras actividades para realizarse como el caso de las presentaciones y las exposiciones y, por la misma razón, también implican una inversión adicional de tiempo.
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