Empujados por la globalización y las crecientes demandas, las empresas están optimizando sus cadenas de suministro y procesos de producción. En esta entrada, abordaremos la Planificación de Suministros Restringidos: Tan desconocida como importante.
El objetivo de las cadenas de suministros es optimizar la comunicación entre los sectores involucrados, así como los procesos de producción y distribución del producto con miras a una entrega oportuna, en las cantidades precisas y a los costos esperados. De este modo, se llega a un punto de equilibrio entre la oferta y la demanda.
Este proceso se ha extendido a otros campos, integrando a los diferentes actores. El punto de partida para una adecuada planificación de la cadena de suministro, es una comprensión cabal de la demanda para orientar todas las acciones y procesos hacia su plena satisfacción. Por lo tanto, también se integra la opinión y el comportamiento de los consumidores.
Factores clave
Actualmente, la planificación de cadenas de suministro se ha convertido en un proceso de consenso. Es por esto mismo que entra en juego la Planificación de Ventas y Operaciones, o S&OP (siglas en inglés para Sales and Operations Planification). Un proceso de planificación mensual utilizado para llegar a un consenso sobre un plan de asignación de recursos. Dicho proceso, se basa en pronósticos de hasta seis meses con una frecuencia mensual.
Entre los pasos para su ejecución, está la revisión de suministros, orientada al desarrollo de planes de capacidad a largo plazo y requisitos de producción a corto plazo, es decir, un plan de suministro restringido y también la revisión operativa la cual analiza el impacto financiero del plan de suministro restringido, tomando lo que se conoce como: decisiones de compensación. Estos análisis de riesgos, comunes en los ámbitos financieros, son claves en los procesos de las cadenas de suministro.
Pero ¿qué es un plan de suministros restringidos?
Básicamente es una secuencia de acciones que se deben tomar a futuro, teniendo en cuenta las restricciones respecto a la disponibilidad de materias primas y la capacidad de producción determinadas por cuestiones de calidad, fluctuaciones de la demanda y dificultades en el proceso de distribución y entrega. Su principal función es garantizar que el proceso de producción no empiece sin contar con los materiales y al mismo tiempo evitar un exceso en la reserva de recursos.
Actualmente, los procesos de planificación se concentran sólo en las cadenas de suministro con capacidades ilimitadas sin prever muchas de las dificultades que pueden surgir a lo largo del proceso, lo que redunda en retrasos y pérdidas. El objetivo principal de la planificación de suministros restringidos es amortiguar este impacto mediante el diseño de un plan de reposición en fases, garantizando así una óptima prestación del servicio sin afectar las políticas de inventario, pero, sobre todo, proporcionando un plan factible, realista y ejecutable.
La planificación de suministros restringidos está diseñada para
Capacidades limitadas de los proveedores
Cuando la capacidad de los proveedores de ciertos productos está por debajo de las expectativas y/o necesidades de la compañía.
Barreras de fábrica
Lotes insuficientes, jornadas muy cortas y etapas de baja producción.
Restricciones de almacenamiento
- Instalaciones con baja capacidad.
- Capacidades limitadas de carga y descarga.
Limitaciones de transporte
Restricciones respecto a los vehículos, las rutas o los cronogramas.
Cortes de tiempo
Restricciones de producción y almacenamiento de productos.
Con miras a hacerle frente a estas dificultades es que la planeación de suministros restringidos sigue un proceso específico.
El paso a paso
La cadena de suministro debe ser monitoreada constantemente, prestando especial atención a sus puntos débiles. Cabe señalar, además, que el digitalizar los procesos de la cadena de suministro, no sólo agiliza su funcionamiento, sino que además lo hace más adaptable y preciso, anticipando los riesgos y logrando una mejor coordinación de sus partes.
Lo primero que se debe hacer es determinar los componentes claves para la operación de la cadena de suministro. Esto implica revisar listas de materiales y catalogarlos para identificar aquellos de los que se disponen cantidades limitadas.
Basándose en las condiciones del proveedor, es posible establecer un índice de riesgo que identifique la escasez de suministros. Tras este proceso de identificación, las compañías están en capacidad de medir los riesgos a los que se exponen. Es de suma importancia mantener comunicación constante con los proveedores para poder trazar planes de contingencia y de intercambio de información para monitorear los tiempos de entrega y los niveles de inventario para, de este modo, generar alertas tempranas, así como planes de recuperación.
Incluso en el caso de no tener visibilidad de las cadenas de abastecimiento o tener una comunicación limitada respecto a su funcionamiento y los recursos disponibles, se pueden elaborar hipótesis de riesgo recopilando información de diversas fuentes como los datos del sector industrial al que pertenece la compañía, las condiciones de transporte y distribución y las estadísticas a nivel regional e incluso nacional.
Lea también: Qué es una Cadena de Suministro y cómo optimizarla
Si se corren riesgos de retrasos o detención de producción (que puede generar pérdidas importantes), se pueden buscar proveedores alternativos. Así mismo, es importante tener muy en cuenta las políticas locales respecto al transporte de mercancías.
También es de vital importancia contar con un equipo interdisciplinario que incluya expertos en marketing, ventas, operaciones y estrategia que estén en capacidad de hacer los ajustes necesarios sobre la marcha. Es aconsejable priorizar necesidades logísticas para cubrir la contingencia, sobre todo para minimizar el impacto en una variación de precios.
Este tipo de planificación es muy empleada en la industria alimentaria y la farmacéutica por cuanto se basan en un esquema de producción por procesos. En este tipo de planificación, además, la selección de proveedores y la asignación de los requerimientos de insumos es un factor crítico para optimizar la competitividad al alcanzar, no sólo un excelente servicio al cliente, sino también precios que les permitan competir en el mercado.
Los proveedores
Con el fin de alcanzar estos objetivos, las empresas seleccionan sólo unos pocos proveedores como socios estratégicos con los que se contará desde la fase del diseño hasta la entrega del producto final. Estos proveedores además se clasifican, bien sea de forma individual o en diferentes grupos en función del material que proveen. Según el nivel de demanda, se pueden usar varios proveedores en lugar de uno solo, lo cual es arriesgado.
Respecto a la selección de proveedores, el PAS (Proceso Analítico Sistémico) resulta particularmente útil. Esta herramienta, utilizada también para calificar y seleccionar los proveedores, es empleada principalmente para generar un análisis de cada proveedor para luego emplear esta información en la generación de un conjunto de posibles soluciones.
En el momento de seleccionar los proveedores, se deben tener en cuenta, además, los siguientes aspectos:
- Los insumos o materiales que se deben pedir.
- Las cantidades en las que se deben pedir.
- El periodo de tiempo en el que se necesitan.
- Contexto y las particularidades de la cadena de suministro.
- La estrategia de aprovisionamiento.
Integrar planeación de órdenes de compra con selección de proveedores, puede significar un ahorro teniendo en cuenta los gastos asociados.
La materia prima
La materia prima se entrega sólo en cantidades fijas y predeterminadas. Cada proveedor suministra una cantidad específica de materia prima, con precio específico y capacidad limitada para cada periodo de tiempo.
Se debe tener cuidado, además, con el material que se tiene almacenado en inventario ya que puede generarse un retraso en la compra de artículos y, en consecuencia, un costo adicional causado por el retraso en la entrega de pedidos.
Se deben tener también datos actualizados del inventario disponible, incluyendo el stock y los repuestos. Es importante señalar, además, que el stock de posventa puede servir también como respaldo en situaciones de escasez. Los elementos a tener en cuenta son:
- Los productos terminados que se encuentran en almacenes y que están pendientes de control de calidad.
- Repuestos que pueden ser utilizados para la elaboración de nuevos productos.
- Piezas con algunos defectos de fábrica que se debe evaluar su uso para cubrir una contingencia.
- Las piezas en tránsito para las que se debe estudiar la aceleración de su llegada teniendo en cuenta políticas aduaneras.
Dificultades y prácticas recomendadas
La demanda de productos específicos fluctua constantemente, lo que hace más complejo determinarla sin cierto margen de error. El equipo de planeación, por tanto, debe ser capaz de obtener datos fiables para, en consecuencia, trabajar para generar una oferta proporcional en el marco del S&OP. Por lo mismo, se recomienda implementar las siguientes prácticas:
- Utilizar herramientas avanzadas para generar proyecciones estadísticas que proporcionen datos fiables de la demanda.
- Incluir estudios de mercado en los modelos de proyección de demanda.
- Monitorear las estimaciones para así poder reaccionar oportunamente en caso de presentarse una fluctuación.
- Reducir las dimensiones de los pedidos y aumentar su frecuencia por cuanto se disminuyen los picos y valles que reflejan las pérdidas.
- Priorizar los clientes en función de su importancia estratégica.
- Analizar los posibles escenarios y, en consecuencia, evaluar la capacidad para hacerles frente.
- Determinar cuáles son los productos con mayor importancia estratégica según su potencial de ganancias.
- Establecer alianzas con socios comerciales.
Otras medidas de prevención que se pueden implementar incluyen establecer fuentes de abastecimiento alternas y relocalizar los centros de producción. Estas medidas suelen ser poco frecuentes dada la inversión adicional de tiempo y esfuerzo con respecto a las más empleadas.
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