Se han convertido en una herramienta esencial para cualquier compañía, pero ¿qué es un ERP? ¿Cuáles son las ventajas de los ERP? Ante todo, hay que tener claro su significado.
La sigla ERP significa, en inglés, Enterprise Resource Planning, lo cual traduce: “Sistema de Planificación de Recursos Empresariales” y es, básicamente, un software que gestiona diferentes operaciones relacionadas con los procesos de producción, registro, gestión de cadena de suministro, inventario y distribución entre otros procesos.
Un ERP es también definido como una plataforma que abarca diferentes procesos y funciones interrelacionados y además gestiona sus flujos de información. Sirve, además, para facilitar y agilizar la comunicación entre las compañías y sus clientes.
Sus orígenes, sin embargo, son mucho más antiguos de lo que se puede pensar.
Historia de los ERP
Se remonta a 1913, año en el que el ingeniero Ford Whitman Harris presentó el modelo de cantidad económica de pedidos (EOQ), un sistema pensado para la programación de la producción que se habría de convertir en el estándar de fabricación más usado por muchos años. En 1964, Black and Decker marcó un nuevo hito en la historia de los ERP al ser la primera empresa en integrar los conceptos del EOQ con una computadora mainframe (una computadora especializada en la ejecución de procesos complejos) en una solución de planificación de requerimientos de materiales (MRP). Esta MRP relevó al EOQ como estándar de fabricación hasta el desarrollo de la planificación de recursos de fabricación (MRP II) en 1983.
MRP II
Contaba con módulos considerados como el componente esencial del software y, además, tenía componentes de fabricación básicos integrados como compras, listas de materiales, programación y gestión de contratos; constituyendo así el primer sistema que integraba diferentes tareas, convirtiéndose en una nueva opción para que las empresas compartieran y gestionaran la información, para mejorar la eficiencia operativa, efectiva planificación de la producción, mejor gestión del inventario y disminución en generación de desechos.
Conceptos similares al MRP II se desarrollaron a lo largo de las décadas de 1970 y 1980, con el fin de diseñar una herramienta que desempeñara tareas comerciales diferentes a la producción. Adicionalmente se incorporaron funciones financieras, gestión de terceros y manejo de recursos humanos, creando así una categoría de software que, en 1990, sería bautizada como Sistema de Planificación de Recursos Empresariales o ERP, por su sigla en inglés.
Desde aquella época el uso de los ERP se ha extendido, siendo utilizada por compañías de todos los sectores. Con su expansión, sin embargo, también sus costos de implementación se fueron incrementando. Además, el hardware requerido para ejecutar el software se hallaba en las instalaciones de cada empresa y consistía en enormes equipos en una sala especializada. Esta rudimentaria maquinaria, al igual que las licencias de software, implicaba una inversión de capital considerable y su vigencia oscilaba entre tan sólo los 5 y 10 años. Si una empresa quisiera personalizar su ERP para cubrir necesidades particulares, debían incurrir en gastos adicionales que resultaban astronómicos.
Continuando con su evolución, la tecnología ERP integró el internet y así adquirió nuevas funciones como la analítica integrada. Muchas compañías se dieron cuenta de que sus sistemas ERP se estaban quedando cortos ante las exigencias de seguridad y además eran dejadas atrás por nuevos dispositivos como celulares, que evolucionan constantemente.
Estructura de los ERP
Los ERP cuentan con una estructura básica común a todos los casos:
- Un servidor que puede usarse en las instalaciones de la empresa o que, en ciertos casos, puede ser remoto. Este es, no solo su principal avance, sino la ventaja más importante en la actualidad.
- Uno o varios módulos vinculados a una misma base de datos que se actualiza en tiempo real.
Así mismo, los ERP tienen una estructura de datos definida que, a su vez, cuenta con una base de datos común. Es precisamente en virtud de esta estructura que se logra una plena centralización de la información, así como su acceso y comprensión por parte de los responsables de todas las áreas.
Esta estructura se integra a los procesos de cada empresa nutriéndose de los flujos de trabajo de todos sus diferentes departamentos.
Tipos de ERP
Para empezar, cada ERP está diseñado en función de una de las siguientes categorías:
Administrativa
Finanzas, contabilidad y recursos humanos.
Operacional
Producción, cadena de suministro, distribución, etc.
Adicionalmente, los ERP se clasifican, según su complejidad, en:
ERP de Nivel I
Aquellos diseñados para grandes corporaciones. Gestiona todo tipo de divisas, códigos postales, idiomas, reglas contables y otras funciones especializadas.
ERP de Nivel II
Prestan sus servicios a compañías internacionales.
ERP de Nivel III
Ofrecen sus servicios a empresas medianas. También incluyen el manejo de diferentes idiomas y divisas.
ERP de Nivel IV
Especializadas en PYMES o pequeñas empresas.
Así mismo, se pueden clasificar en función de otras características:
Genéricos
Son ERP diseñados para servir a todo tipo de compañías sin importar su tamaño o necesidades particulares.
Parametrizados
Tienen cierto nivel de personalización por lo que se adecúan mejor a empresas y sectores más específicos.
A medida
Son los ERP que han sido diseñados para un cliente específico, cubriendo sus necesidades individuales.
Dada esta amplia gama de opciones, es usual que surja una pregunta: ¿cuál es el ERP ideal? La respuesta es: ninguno.
No existe el ERP ideal, ya que las necesidades de cada empresa son únicas y, por lo tanto, el ERP que se ajusta perfectamente a los requerimientos y las características particulares de una empresa, puede no ser adecuado para otra. Sin embargo, sí existen los ERP integrales, es decir, aquellos que incluyen herramientas de gestión del rendimiento empresarial que sirven para planificar acciones y proyectar los resultados de cualquier maniobra financiera.
Pero sean sencillos o integrales, muchos se preguntarán: ¿realmente necesito adquirir un ERP para mi empresa?
¿Cuándo se necesita un ERP?
Si las diferentes áreas de una empresa trabajan con aplicaciones independientes, y además ejecutan procesos manuales para realizar tareas, significa que se está perdiendo tiempo en el registro de información lo cual, a su vez, retrasa notablemente la generación de informes que, además, tendrán un amplio margen de error causando una toma de decisiones bastante deficiente.
Una empresa en crecimiento puede ver que también su inventario crece al punto de que Excel, las planillas y el conteo manual resultan insuficientes por su falta de exactitud.
¿Alguna de estas situaciones te suena familiar? De ser así, es tiempo de considerar adquirir un ERP al igual que en los siguientes casos:
- Cuando se presentan bloqueos en la línea de producción, la gestión del inventario o la plataforma digital de la empresa.
- El crecimiento de la empresa es lento o no tan ágil como se esperaba pues se tienen sistemas obsoletos.
- Los mecanismos de seguridad de la información son deficientes.
- La compañía empieza, o pronto empezará, a incursionar en plataformas digitales.
- Cuando se tiene una empresa nueva que está empezando de ceros, en cuyo caso la implementación es mucho menos traumática.
- Se tiene hardware y software obsoletos.
- Es necesario integrar procesos y centralizar la información.
- Surgen dificultades en la gestión de pedidos.
- Se busca evitar errores como la información duplicada.
- Hay exceso de inventario.
Así mismo, se deben considerar las ventajas que se enumeran a continuación:
Las ventajas
- La automatización de los procesos empresariales y tareas periódicas o repetitivas. Esto optimiza recursos y tiempo y, además, lleva a una reducción del margen de error al limitar la intervención humana. De igual forma, genera un notable aumento de la productividad.
- Centralización de la información. Todas las áreas de la empresa pueden acceder a ella de forma inmediata y los tiempos de respuesta se optimizan. Esto también contribuye a reducir notablemente el margen de error.
- Integración de las bases de datos.
- Mejor visión del negocio en virtud de la generación de informes en tiempo real.
- Mejora la toma de decisiones al tener una imagen más precisa de los futuros escenarios.
- Mejora la prestación del servicio a los clientes dado que los ajustes necesarios se pueden realizar de forma oportuna.
- Mayor control de los procesos productivos.
- Promueve la comunicación entre las diferentes áreas de la compañía, evitando malentendidos.
- Previene retrasos y bloqueos en el proceso de producción.
- Ofrece la opción de acceder desde cualquier lugar y dispositivo.
- Se dispone de información actualizada y confiable todo el tiempo.
- Un seguimiento eficaz a las compras y las ventas, lo que conlleva una mejor negociación con los terceros.
Es por todas estas razones que los ERP constituyen una herramienta sumamente útil, tanto para grandes empresas como para las pequeñas (conocidas como PYMES). Adicionalmente, la mayoría tienen módulos personalizables lo que da a cada empresa la opción de armar su propio ERP según sus necesidades y características específicas.
Otras consideraciones
Los ERP, además, sirven para pronosticar problemas, eliminar obstáculos y hacer cambios necesarios para garantizar el crecimiento de la compañía.
Así mismo, permite supervisar, programar, optimizar y, sobre todo, agilizar los procesos de producción, distribución y consecuente entrega.
De igual forma, simplifica las ventas en establecimiento físico y las compras en línea. Hablando de cadenas de suministro, los sistemas ERP sirven para optimizar controles y gestión de plantas de producción y bodegas.
Con respecto a la gestión de inventario, los ERP les sirven a las empresas a mejorar la planificación de la producción para así no caer en los dos posibles extremos: quedarse con demasiadas existencias o no tener suficiente materia prima.
El software ERP, además, al integrarse con soluciones de BI o Business Intelligence, proporciona todos los datos necesarios para la generación de informes actualizados sobre el estado de la empresa lo que permite corregir fallas y mejorar procesos claves como lo son las ventas y el marketing.
En resumen, los ERP aumentan la competitividad de cualquier empresa, sin importar su tamaño o el sector al que pertenezca. Además, está comprobado que la cooperación efectiva entre los empleados, puede incrementar la productividad entre un 20 y un 30%.
Sin embargo, no todo son ventajas y beneficios. La implementación de un ERP también puede suponer ciertas desventajas como las que se muestran a continuación.
Las desventajas
Entre los puntos en contra que tienen las ERP se encuentran:
- La mayoría presenta un costo elevado, originado por el nivel de personalización que requiere un sistema ERP para satisfacer plenamente las necesidades particulares de cada empresa, aunque en los últimos años, se han consolidado opciones tan efectivas y completas como económicas.
- Algunos pueden presentar costos ocultos que surgen después de la compra e implementación del software.
- En los casos en que se requiere instalación, la misma puede tardar más de lo esperado, generando retrasos y, por tanto, pérdidas. Este inconveniente, sin embargo, no se presenta con los softwares en la nube dado que no tienen que ser implementados físicamente.
- Puede darse un retroceso de la productividad durante los primeros meses (tiempo de adaptación).
- No ofrece beneficios inmediatos.
- En muchos casos requiere replantear los procesos de trabajo.
- Requiere de actualizaciones periódicas que, muchas veces, implican una inversión adicional tanto de dinero como de tiempo, aunque actualmente existen softwares que ofrecen actualizaciones gratuitas.
La mayoría de estos sistemas, además, suponen una inversión significativa para las empresas que, no obstante, es proporcional a los beneficios que supone: una encuesta de Panorama Consulting de 2022 reveló que un 40% de las empresas que adquieren un ERP observan un incremento significativo de la productividad. Cabe resaltar que en la actualidad, existen softwares efectivos y accesibles para pequeñas y medianas empresas dado su bajo costo.
Recomendaciones antes de implementar un ERP
Se aconseja, antes de adquirir un ERP, hacer un estudio de necesidades de la empresa para elegir el más adecuado. Igualmente, es muy importante monitorear el desempeño del ERP durante las primeras semanas para detectar fallas y corregirlas oportunamente.
En general, lo más recomendable antes de adquirir un ERP es:
- Darle más importancia a las funciones que ofrece por encima del costo.
- Ser consciente de las dimensiones de la empresa y sus metas a corto, mediano y largo plazo.
- Pensar que, más que un gasto, adquirir una ERP es una inversión.
- Tener claros los objetivos que se buscan.
- Saber cuáles son las áreas que más necesitan actualizarse para, en consecuencia, saber cuáles son los módulos que es indispensable incluir.
Aunque en muchos casos su sola implementación pueda parecer abrumadora, bien vale la pena hacerlo: según estadísticas, la implementación de un ERP generó una mejora de los procesos para el 95% de las empresas. Además, actualmente existen softwares que son mucho más sencillos de implementar que los tradicionales.
La constante evolución de la tecnología ha dado como resultado un tipo software muy últil en las condiciones actuales: un ERP integrado a la nube.
Los ERP integrados a la nube y sus ventajas
Los ERP modernos, que se integran a la nube, permiten a las empresas responder de forma efectiva a las fluctuaciones del mercado y mantenerse al día con las tendencias de su sector industrial.
En estos casos, el software se ejecuta en una red de servidores remotos y el proveedor de la nube puede actualizar el software varias veces al año en lugar de hacer una sola actualización, extremadamente costosa, cada 5 o 10 años. Así se reducen costos operativos, ya que no es necesario contratar personal adicional o adquirir software nuevo o más hardware.
Igualmente, les permite a departamentos como marketing invertir más tiempo en la innovación y el diseño de estrategias publicitarias.
Ventajas adicionales
- Facilita la adopción de tecnologías SaaS y la implementación de inteligencia artificial.
- Le da un nuevo impulso al sistema ERP actual al mejorar tareas esenciales.
- Permite el acceso a nuevas tecnologías al usar aplicaciones de la nube que complementan los módulos del ERP sin alterar las operaciones.
- Elimina la dependencia de proveedores externos para el análisis y la generación de informes.
- Impulsa la evolución de las diferentes funciones del ERP.
- Contar con mecanismos de seguridad más sólidos que además funcionan las 24 horas del día.
Sin embargo, estas no son las únicas ventajas que ofrece.
Muchas de las pequeñas empresas, conocidas como PYMES, utilizaban más de un programa para la gestión diaria. Uno de los factores que les impedían acceder a un ERP era el costo económico que implican. Por esto, hasta hace no mucho, los ERP eran considerados un lujo al que sólo podían acceder las grandes corporaciones.
La tecnología en la nube democratizó el acceso a las herramientas de gestión, dejándolas al alcance de todo tipo de compañías lo cual le ha permitido a las PYMES competir con las grandes compañías de forma más igualitaria. Además, usan modelo de suscripción, es decir, se paga solo por lo que se utiliza, a diferencia de la licencia de un ERP tradicional.
Mantenimiento
También el mantenimiento de un ERP vinculado a la nube es más sencillo por cuanto requiere de menos recursos informáticos. Cabe señalar, además, que la empresa es completamente responsable tanto de la gestión como del mantenimiento del ERP que han adquirido in situ. Así mismo, el ERP local está limitado por la maquinaria y los sistemas específicos de cada empresa en tanto que un ERP vinculado a la nube es mucho más flexible.
Para concluir, queda señalar que ahora, en plena era digital, los ERP abarcan plataformas móviles y redes sociales, manteniéndose al día con los avances de la tecnología en respuesta a las exigencias de un panorama corporativo cada vez más competitivo convirtiéndose así en la herramienta ideal para cualquier empresa que, sin importar sus características, busque obtener ventajas que le permitan destacar en el mercado.
Como en un proceso de selección natural, las compañías que no se adapten a los cambios, están condenadas a desaparecer. Una empresa que implementa un ERP acorde a sus necesidades, sin embargo, tiene la garantía de permanecer en el ruedo.
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